Як писати діловий лист на англійській мові

Як писати діловий лист на англійській мові

Дуже важливо при веденні ділової переписки з іноземцями правильно оформити відповідні документи. Враховувати потрібно не тільки всі правила іноземної мови, але і прийняті норми оформлення. Багато провали при веденні переговорів пов’язані саме з небажанням дотримуватися певних правил.

Інструкція

  1. Для складання ділового листа необхідно використовувати папір тільки формату А4. Обов’язково залишайте широкі поля у документа для того, щоб документ у разі чого можна було підшити в теку (ліворуч і праворуч поля повинні бути по 2,5 см, а верхнє поле — як мінімум 4 см).
  2. Вгорі сторінки напишіть зворотну адресу в «зворотному» порядку. Спочатку вкажіть своє ім’я та прізвище, потім — номер офісу або квартири, номер будинку, назва вулиці, місто, код міста, район, країну.
  3. Зробіть подвійний інтервал і вкажіть дату складання листа. Місяць можна вказати словами, а можна цифрами (наприклад, November 12, 2011). При відправленні листа в США спочатку слід писати місяць, у той час як у Великобританії спочатку вказують число.
  4. Праворуч вкажіть адресу одержувача в аналогічному порядку адреси. Якщо потрібно послатися на попереднє відправлений лист, то зробіть це безпосередньо перед зверненням за допомогою посилання в лівій частині документа («Our ref. # Номер листа», або «Your ref. #»).
  5. Знову зробіть подвійний інтервал і напишіть звернення. Якщо ви знаєте адресата, то лист починається з «Dear Mr …». Якщо ви звертаєтеся до жінки, то вкажіть «Mrs.» (Або «Ms.», Якщо вона незаміжня або її соціальний статус невідомий). Якщо адресат невідомий, то краще вказати «Dear Sir or Madam». Після звернення обов’язково вкажіть двокрапка.
  6. Текст листа пишеться компактно, з одинарним інтервалом. Писати потрібно в будь-якому випадку ввічливо. Між абзацами пропускайте два рядки, не використовуйте «червону рядок», тому що у американців і європейців таке поняття відсутнє.
  7. Закінчіть текст на позитивній ноті, використовуючи загальноприйняті вирази (наприклад «We are looking forward to hearing from you»). Вкажіть те, як з вами можна зв’язатися.
  8. Напишіть заключну фразу (наприклад, «Yours truly»), зробіть великий інтервал і розпишіться. Підпис потрібно розшифрувати.

Корисні поради

Якщо до листа включені якісь документи, то в лівій нижній частині сторінки після підпису вкажіть «Enclosure:», назва і кількість доданих файлів.