Як писати діловий лист

Як писати діловий лист

У наш час листи йдуть у минуле і стають рідкістю. Але це не стосується ділової переписки. Ділові листи є офіційним документом. З їх допомогою встановлюються контакти, вони фіксують всі етапи ділових взаємин. І вміння скласти діловий лист говорить про кваліфікацію опонента зокрема і фірми в цілому.

Інструкція

  1. Як писати діловий лист
    Використовуйте для написання ділових листів офіційні бланки фірми. Незалежно, складається чи лист на папері або в електронному вигляді, воно повинно мати логотип фірми-відправника. Також на бланку повинні бути вказані поштова адреса фірми, телефон і факс, адресу електронної пошти та сайту.

    Залишайте поля — з лівого боку три сантиметри, з правого — півтора сантиметра. Поля потрібні для підшивки листи до архівної папку.
  2. Дотримуйтеся офіційного стилю письма. Діловий лист має бути однозначним і не допускати кілька тлумачень. В електронному листі необхідно вказувати тему листа. Не використовуйте в діловому листуванні смайлики.

    У випадку, якщо це продовження листування, залишайте лист, на який пишете відповідь, у вигляді цитування. Можна процитувати лист не цілком, а тільки ті фрагменти, на які ви відповідаєте. Так опонентові буде зрозуміліше зв’язок між його листом і вашим відповіддю.
  3. Починайте лист з ввічливого звернення, наприклад: «Шановний Петро Іванович!» Звернення розташовується в центрі сторінки. Ім’я пишеться повністю, використання ініціалів тут неприйнятно.

    Після звернення слід вступна частина, в якій коротко формулюється мета листа. Наступним розділом ділового листа є основна частина, де більш детально вказуються причини написання листа, питання та шляхи їх вирішення. Завершує лист підведення підсумків і звернення до адресата з конкретною пропозицією або викладенням того, чого саме ви чекаєте від адресата для вирішення питання.
  4. Як писати діловий лист
    Будьте коректні в заключній частині. Не приймайте рішення за своїх адресатів. Краще висловити сподівання, що проблема буде вирішена найкращим на вашу думку чином.

    Вважається неетичним квапити адресата, використовуючи слова «терміново» і «негайно». Використовуйте коректну форму: «Прошу Вас дати відповідь в такі-то терміни».

    Підпис у діловому листі повинна бути офіційною. Наприклад: «З повагою, Сергій Васильович Іванов».

    Вказуйте свою посаду, назву фірми і контактну інформацію в підписі. Якщо діловий лист містить додатки, перед підписом має бути вказівка ​​на це.