Як писати документацію

Як писати документацію

Реєстрація нового підприємства має на увазі не тільки внесення даних про нього в ЕГРЮЛ і відкриття банківського рахунку, необхідно також скласти ряд внутрішніх документів, які визначатимуть порядок функціонування підприємства. Якщо ви починаєте оформляти документацію, дотримуйтеся певних правил. Складання внутрішніх правових актів розглянемо на прикладі положення, так як до інших документів (правил, інструкцій) пред’являються аналогічні вимоги.

Інструкція

  1. Визначте тип документа і його вигляд. Так, положення можуть бути про організації; про колегіальних і дорадчих органах (рада директорів, правління); про структурні підрозділи або службах; про становище тимчасових органів (комісії, ради). Положення може бути конкретним (індивідуальним) і типовим (примірним).
  2. Оформляйте документ на загальному бланку підприємства. Вкажіть наступні реквізити: найменування підприємства, вид документа, дату (датою положення вважають дату його затвердження), номер документа. Вкажіть місце його складання і заголовок. Пам’ятайте, що заголовок повинен узгоджуватися з назвою виду документа — наприклад, «Положення (про що?) Про бухгалтерію».
  3. Оформіть основний текст положення. Положення, як правило, мають складну структуру тексту, вони припускають наявність глав, пунктів і підпунктів. При складанні документа глави нумеруйте римськими цифрами, а пункти і підпункти — арабськими.
  4. За структурою текст ділиться на смислові розділи. У розділі «Загальні положення» викласти основну інформацію. Так, якщо ви складаєте положення про структурний підрозділ, вкажіть, на підставі якого документа підрозділ було створено, якими правовими (чи іншими) нормами воно керується в роботі, чи має воно власну печатку.
  5. У розділі «Мета і завдання» викладіть напрямок діяльності підрозділу (тимчасових органів), відобразіть суть проблем, які вирішуються підрозділом, дізнайтесь напрям і характер їх діяльності.
  6. Увімкніть розділи «Функції», «Права та обов’язки» та «Взаємовідносини», щоб чітко визначити завдання, що виконуються тим чи іншим органом (службою), розмежувати інформаційні і документаційне потоки, що проходять між службами, позначте положення органу у службовій ієрархії, визначте відповідальних посадових осіб за ті чи інші службові дії.
  7. Гриф затвердження може бути розташований або на самому положенні, або затверджуватися іншим (окремо складеним) документом. Розмітьте місце для нього, а також для підпису уповноваженої особи та візи узгодження (якщо вона потрібна за змістом документа). Підпишіть документ в уповноважених осіб і завірте його печаткою підприємства.