Як писати довідку про перевірку


 

Запити на надання довідкової інформації увазі подачу її в найбільш зручною для цього формі. В разі повідомлення про результати якої перевірки, іноді необхідно скласти довідку. І тут потрібно пам’ятати, що уніфікованої форми для неї просто не існує. Але і довільне її оформлення неприпустимо, оскільки, за відсутності обов’язкових пунктів, вона може бути визнана недійсною.



Інструкція

  1. Довідка складається на підставі результатів перевірки, зафіксованих, як правило, в протоколі або акті. Тому візьміть вихідний документ і виділіть в ньому пункти, які необхідно буде скопіювати і перенести в довідку. Краще за все не міняти текст цих фрагментів, а строго процитувати його, щоб не допустити випадкових помилок і різночитань.
  2. Почніть оформлення вступної частини з вказівки початкових реквізитів. Скопіюйте шапку протоколу або акта, в якій зазначено найменування організації чи підприємства. Це не потрібно робити в тому випадку, якщо у вас є кутовий штамп «для довідок», в якому вже перераховані необхідні реквізити. Далі вкажіть місце і час проведення перевірки. Після цього напишіть назву документа «Довідка» і відразу під ним повідомте коротко тему або суть переданих відомостей.
  3. В основній частині довідки повідомте затребувану за результатами перевірки інформацію. Найчастіше це конкретні пункти, які ви можете вибрати з основного протоколу, скопіювати і вставити в новий документ. Таке цитування тексту дозволить вам не розкривати повну інформацію, отриману в ході дій комісії, а висвітлити лише результати з потрібних відомостей.
  4. Тепер завірте довідку підписом уповноваженого для таких дій особи, розшифруйте в дужках підпис (прізвище та ініціали), вкажіть посаду, займану ним на підприємстві. Поставте печатку підприємства, якщо довідка буде надана стороннім організаціям. Для внутрішніх документів цього не потрібно.

Корисні поради

Іноді довідка про перевірку оформляється безпосередньо в ході контрольного заходу і замінює собою протокол або акт. В такому випадку структура документа буде аналогічна описаній, з тією тільки різницею, що інформація буде відразу фіксуватися в цьому документі і завірений він буде підписами членів комісії, які беруть участь у цьому процесі або підписом конкретного перевіряючого та спеціальної печаткою.