Якщо ви збираєтеся відправити лист по факсу, дотримуйтесь певними правилами при його складанні для того, щоб воно було прочитано адресатом, а не надіслано відразу в кошик для паперів.
Інструкція
- Складайте лист у текстовому редакторі MS Word або, використовуючи шаблон, який можна підібрати в MS Publisher (з логотипом компанії). Якщо ви збираєтеся відправляти таблиці, припустимо використовувати і MS EXEL. Картинки повинні мати розширення. JPEG.
- Розмір стандартного листа, що відправляється по факсу, — одна сторінка формату A4. Шрифт — не менше 10 кегль. Тому не розтікатися думкою по древу, щоб не довелося посилати лист на декількох сторінках. І не намагайтеся вміщати всю необхідну, на ваш погляд, інформацію на одній сторінці, використовуючи розміри шрифту, які прагнуть до нуля.
- Викладайте інформацію коротко і зрозуміло. Якщо вашому адресату потрібні якісь додаткові відомості, інформаційні таблиці, малюнки, він не сповільнить повідомити вам про це за вказаними у вашому листі номерами телефонів або адресою електронної пошти. Пишіть тільки про те, що може бути цікаво вашому адресату. Якщо вам було направлено запит, відповідайте тільки на нього.
- Не вставляйте в текст занадто дрібні малюнки або картинки зі складною графікою, щоб у вашого адресата не склалося в прямому сенсі слова «змазане» враження про вас, ваших послугах, і вашої компанії.
- Звертайтеся до кожного адресата по імені-по батькові, навіть якщо ви займаєтеся розсилкою листів по факсу. Обов’язково подякуйте адресата за те, що він читає цей лист, і тільки потім переходите до викладу наявної у вас інформації про ваші товари або послуги, або відповіді на цікавило його.
- Якщо ви займаєтеся комерційною розсилкою, постарайтеся привернути увагу потенційного клієнта цінами та знижками на ваші товари або послуги, виділивши їх графічно.
- Закінчуючи листа, обов’язково висловіть надію на подальшу співпрацю. Вкажіть адресу, номер телефону / факсу та e-mail вашої організації (навіть якщо вони вже були вказані вами раніше).
