В епоху комп’ютерних технологій партнери все частіше спілкуються дистанційно, вважаючи за краще не витрачати час на особисті зустрічі і переговори. Тому не дивно, що робоча листування займає в житті сучасного менеджера важливе значення. Правильно її вести — завдання кожного офісного працівника.
Інструкція
- Якщо по роботі вам доводиться спілкуватися з клієнтами або постачальниками, то, безсумнівно, вам часто доводиться писати офіційні листи. Це не так просто, як здається на перший погляд: ділова переписка таїть в собі безліч підводних каменів, обійти які необхідно для збереження вашої репутації, як грамотного партнера. Якщо немає можливості пройти курс навчання мистецтву ділового листування, дотримуйтесь нижче правилам.
- Офіційний лист обов’язково має бути зареєстровано. Зробіть це перед початком його складання і поставте номер на відведене йому місце (як правило, у верхньому лівому куті, під логотипом компанії, якщо такий є). У правому верхньому куті вкажіть адресата. Почніть з посади, потім поставте прізвище (або прізвища, якщо лист призначено кільком особам). Перераховувати посади слід в ієрархічному порядку, тобто спочатку йде, наприклад, директор, потім його заступник, потім — начальники служб і відділів.
Під іменами адресатів вкажіть посаду та ім’я відправника. Не забудьте: прийменник «від» не ставиться в даному випадку, це одна з поширених помилок! Далі вкажіть тему листа і дату його складання. Тема листа повинна давати зрозуміти, про що в даному документі йтиметься; формулюйте її чітко і ясно. - Текст листа починається з обігу. Якщо воно адресовано одній особі, то звертайтеся по батькові або, як варіант, на прізвище: «Шановний пане Іванов». Ні в якому разі не дозволяйте в листі фамільярності, навіть якщо ви особисто знайомі з адресатом і перебуваєте з ним у відносинах «на короткій нозі». Пам’ятайте, що це офіційний документ, він підлягає підшивці в архів і може бути використаний в роботі навіть через кілька років.
Сам текст листа повинен бути чітким і зрозумілим. Не розтікається «мислію по древу», не наповнюйте лист непотрібними подробицями, не приводите загальновідомих фактів. Ніщо так не дратує, як порожня трата часу на читання документа, весь зміст якого можна було укласти в 4 пропозиції, а доводиться читати 4 листи. Свої пропозиції формулюйте коротко, зрозуміло, якщо потрібні пояснення — оформіть їх у вигляді програми, але додайте до листа.
Корисні поради
Скористайтеся онлайн словником перед відправкою листа. Граматичні та пунктуаційні помилки не додадуть вам очок.
