У діловому листуванні є особливості, які відрізняють її від особистих повідомлень. Офіційний стиль спілкування, звертання по імені та по батькові, дотримання правил орфографії та пунктуації — основа правильного ділового листа.
Інструкція
- Почати лист краще зі слів «Шановний (а) …». Якщо потрібно звернутися до людини, яка стоїть вище за посадою, обов’язково робіть це по імені та по батькові. Спілкуючись в житті запросто, у діловому листуванні потрібно зберігати офіційний тон. Якщо раптом листи потраплять до генерального директора, він буде неприємно здивований, побачивши вітання типу «Здорово, братан».
- Звернення до однієї людини пишіть з великої літери: Ви, Вам, Ваш, Вами і т.д. Звернення до кількох — завжди з малої.
- Тон листа має бути серйозний і стриманий. Не заглиблюйтеся в докладний опис робочих процесів, пишіть по суті. Не забирайте у співрозмовника дорогоцінний час переказуючи не потрібні йому подробиці.
- Використовуйте при написанні стандартні шрифти і чорний колір. Текст, що переливається всіма кольорами веселки, не зручний для читання. Якщо хочете виділити якусь фразу, напишіть перед нею «Звертаю Вашу увагу, що …».
- Не вживаєте смайли. Вони доречні тільки в дружній листуванні. Для неї ж краще залишити гумористичний тон і жаргонні вирази («мило» — електронна пошта, «програмер» — програміст і т.д.)
- Лист починайте з викладу суті проблеми. Тільки потім задавайте всі запитання.
- Постарайтеся вкладеться в 1 / 3 листа А4 дванадцятого шрифтом. Об’ємні листи важко сприймаються. Їх часто не дочитують до кінця, або пропускають цілі абзаци. Якщо написати потрібно багато про що, розбийте інформацію на кілька повідомлень.
- Краще закінчення для ділового листа «З повагою, ім’я та прізвище». Якщо спілкування йде по електронній пошті, обов’язково складіть підпис, який буде супроводжувати всі листи. Там повинно бути:
- Прізвище, ім’я, при необхідності — по батькові;
- Посада;
- Назва компанії;
- Адреса;
- Телефон;
- Додаткова інформація — слоган, побажання і т.д., якщо це передбачено корпоративним стилем. - Перевірте пунктуацію і орфографію. Якщо не впевнені в ком — побудуйте пропозицію по-іншому або розбийте на два. Підозріле слово краще замінити синонімом.
