Як писати протокол засідання

Як писати протокол засідання

Протокол — це документ, в якому зафіксовано хід обговорення та прийняті рішення на нарадах, зборах чи конференціях. Протоколи складаються на підставі записів, які ведуться в ході протоколіруемого заходи. Це може бути стенограма, аудіозапис або чорнові записи секретаря. Також використовуються порядок денний, тези виступів, проекти рішень і списки учасників. За правилами, протокол оформляється протягом трьох днів після проведення засідання.

Інструкція

  1. Перший рядок — це повне найменування підприємства, на якому велося засідання. Другий рядок — слово «ПРОТОКОЛ» великими літерами. Після — дата протоколу (врахуйте, що це дата засідання, а не день оформлення документа), його реєстраційний номер і місто складання документа. Далі пишеться заголовок — в лівому кутку з великої літери вкажіть узгоджене в родовому відмінку зі словом «протокол» визначення виду засідання. Наприклад, «Засідання керівників структурних підрозділів».
  2. Наступний розділ — вступна частина протоколу. Після заголовка з абзацу напишіть «Голова:» і вкажіть прізвище та ініціали, також записується «Секретар:» ПІБ. З нового рядка надрукуйте «Були присутні:» і перерахуйте прізвища та ініціали учасників в алфавітному порядку. Якщо присутні сторонні особи (не співробітники організації), додайте рядок «Запрошені:» з перерахуванням ПІБ та організацій запрошених. Якщо учасників більше 10, то не перераховуйте їх в протоколі, а напишіть після «Були присутні:» загальне число людей і фразу «список додається». Список є невід’ємним додатком до протоколу. Поле запишіть номерний перелік обговорюваних питань з зазначенням прізвищ доповідачів.
  3. Текст основної частини протоколу складається з розділів з описом ходу обговорення по кожному пункту порядку денного. Кількість розділів відповідає кількості питань порядку денного, кожний розділ складається з частин «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ». Якщо постанова передбачає голосування, то після формулювання рішення запишіть «Одноголосно», або, наприклад, «За — 5, проти — 1, утрималися — 2″. Рішення формулюється в наказовому способі, зі вказівкою відповідального (виконавця) і терміну виконання.
  4. Після оформлення протокол підписується головою та секретарем.