Як почати діловий лист

Як почати діловий лист

В епістолярному жанрі, як, втім, і в будь-якому іншому, є певна етика поведінки, правила, від виконання яких залежить те, як ваш лист буде сприйнято, як на нього дадуть відповідь і дадуть відповідь взагалі. Коли ви пишете діловий лист, потрібно бути особливо обережним і уважним.

Вам знадобиться

комп’ютер або папір та ручка

Інструкція

  1. Продумайте, з якою метою ви складаєте лист, кому ви його адресуєте, на що розраховуєте в результаті його розгляду.
  2. Діловий лист обов’язково має містити заголовок, який у короткій формі інформує одержувача, про що піде мова в листі. Лист без заголовка можуть прийняти за спам або просто не звернути на нього уваги, і тоді воно навіть не буде прочитано.
  3. Найкраще довідатися ім’я та по батькові того, кому ви збираєтеся адресувати своє послання. Така увага буде гідно оцінений адресатом. Якщо ви знаєте ім’я адресата, на початку листа зверніться до нього.
  4. Якщо ви все ж не знаєте імені адресата, просто привітайтеся або звертайтеся до всього колективу: «шановна редакція», «шановні співробітники ВАТ Газпром».
  5. Ви можете також використовувати у зверненні посаду того, кому ви адресуєте листа: «шановний пан директор / начальник відділу / головний редактор». Не використовуйте скорочення на кшталт «пан» замість «пан». Це може бути розцінено як неповагу.
  6. Ніколи не ставте знаків оклику після звернення. Замість цього ставте кому: «Шановна Ганна Давидівна, …», «Здрастуйте, Олексій, …».
  7. Наступну сходинку після звернення почніть з маленької літери.

Зверніть увагу

Не використовуйте в ділових листах наказовий спосіб.

Для ділового листа краще використовувати фірмовий бланк навіть в тому випадку якщо ви висилаєте його електронною поштою.

Корисні поради

Після привітання вдалим ходом буде не переходити прямо до справи, а включити в лист якесь вступ, в якому ви висловлюєте радість з приводу співпраці з такою відомою фірмою і надію на довготривалі та взаємовигідні стосунки. При цьому не використовуйте занадто розпливчастих фраз і словесних «маркерів», які зазвичай допускаються і широко вживаються в письмовій мові: «не так?», «Не так?» І т.д. Від риторичних запитань взагалі краще відмовитися.