Як почати офіційний лист

Ділова переписка — неодмінна складова виробничої діяльності будь-якої організації, підприємства, компанії. Як і будь-яка інша процедура, вона регламентована. До змісту та оформлення офіційного листа пред’являються певні вимоги.

Інструкція

1. Насамперед ознайомтеся з ГОСТ Р 6.30-2003, в якому детально описані всі вимоги до оформлення офіційного листа, встановлені розміри шрифтів та відступи на поля.
2. Офіційний лист пишіть на бланку вашої організації. У ньому обов’язково повинно бути вказано її повне найменування, банківські та юридичні реквізити, контактні телефони, звичайний і електронну поштову адресу.
3. У правому верхньому куті вкажіть прізвище, ім’я та по батькові адресата, його посада і назва організації. Напишіть детальний поштову адресу організації-адресата, вкажіть обов’язково індекс.
4. У лівому верхньому полі зазвичай залишено місце для вихідного реєстраційного номера даного листа та проставлення дати його реєстрації. Там же слід написати тему листа. Вона повинна бути вказана в короткій формі, в одне речення. Вказівка ​​теми допоможе вашому адресату швидко визначитися з виконанням листи і вирішити, кому буде доручена підготовка матеріалів по ньому і відповіді.
5. Будь-який лист, навіть офіційне, почніть з привітання. Бажано, щоб у ньому прозвучало повне ім’я та по батькові адресата. Привітання почніть зі слова: «Шановний». Ім’я та по батькові адресата, якщо ви не знайомі з ним особисто, ви завжди можете дізнатися по інтернету або зателефонувавши на те підприємство, на якому він працює. Не нехтуйте цією дрібницею, оскільки вам важливо з першої ж фрази розташувати до себе ту людину, на ім’я якого ви пишете листа.
6. У першому абзаці, перед тим, як викласти основний зміст листа, зробіть короткий вступ — нагадайте адресату попередні обставини, приведіть статистичні дані чи інші вступні відомості, які будуть необхідні йому для кращого розуміння суті вашого послання. Починати перший, вступний абзац випливає зі слів: «При цьому направляємо вам …», «Згідно з домовленостями, досягнутими …» або «У зв’язку з тим, що …» і т.п.