Як почати відповідь на лист


 

До електронній пошті люди звикають швидко. За вечір можна обмінятися десятком-другим повідомлень, і листування з друзями та родичами досить часто нагадує усний діалог. Однак при складанні ділових листів необхідно слідувати нормам етикету, а вони для електронної та звичайної пошти приблизно однакові.


Вам знадобиться

— комп’ютер з підключенням до інтернету;
- Телефонний довідник.

Інструкція

  1. Сформулюйте мету Вашого повідомлення. Записувати її не обов’язково, але ви повинні чітко уявляти, хочете ви домогтися нового контракту, роздобути нових клієнтів, залучити на роботу нового співробітника, пред’явити претензію або просто привітати партнерів зі святом.
  2. Подумайте, хто саме повинен отримати ваш лист. Від цього багато в чому залежить його форма. Може бути, вам взагалі не потрібно нічого писати, а достатньо буде подзвонити по телефону, обговорити ситуацію на спеціалізованому форумі або вирішити питання при особистій зустрічі.
      
  3. Виберіть тип письма. Для споживача це може бути пропозиція товару або послуги, інша інформація рекламного характеру. Ви можете провести анкетування. Банки нерідко нагадують клієнтам про заборгованість по або нових умовах кредитування. На адресу людини, яку ви б хотіли бачити у своєму колективі, можна направити інформацію про вакансії і повідомлення про прийом на роботу. Деякі повідомлення співробітники фірми обов’язково повинні отримувати в письмовому вигляді. Це інформація про дисциплінарні стягнення та попередження про скорочення. Партнерам зазвичай пишуть нові пропозиції, претензії і вибачення.
      
  4. Діловий лист має містити певні реквізити, тому краще відразу розробити форми. Заповнений бланк можна відправити електронною поштою як вкладення або роздрукувати та надіслати звичайною поштою простим або рекомендованим листом. Вгорі повинен стояти назва вашого підприємства, а ще краще — логотип. Трохи нижче розташовуються дата і номер, а якщо потрібно — то і посилання на мережеві ресурси (наприклад, якщо на офіційному сайті викладені умови контракту або конкурсна документація). Краще відвести графу і для теми листа. Виділіть її жирним шрифтом. Це дасть можливість вашому адресату швидше зорієнтуватися в документах, які щодня надходять йому на підпис.
      
  5. Уточніть прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, якій призначено лист. Багато фірм мають свої сайти або хоча б домашні сторінки в Інтернеті. Контакти там напевно є. Можна подзвонити секретареві і з’ясувати, хто з працівників займається тим чи іншим питанням. На підприємстві можуть бути однофамільці і навіть співробітники, у яких збігаються прізвище та ініціали.
      
  6. Почніть лист з особистого звернення на ім’я та по батькові. Доречно буде додати до нього слово «шановний», навіть якщо ви пишете листа про дисциплінарне стягнення.

    У вступній частині нагадайте адресату про попереднє контакті, навіть якщо він був досить давно. Не виключено, що цей співробітник займається багатьма проблемами. Необхідно дати йому можливість зорієнтуватися, а заодно і показати, що ви цінуєте його час. Це може бути посилання на контракт, підписаний такого-то числа, або повідомлення, що резюме, розміщене на сайті, розглянуто керівництвом. Якщо ви пишете відповідь, вкажіть, яке саме дія вашого респондента послужило приводом.

Зверніть увагу

Не забудьте про те, що діловий лист має бути коротким і зрозумілим. Структуруйте його. Кожна пропозиція має містити закінчену думку. Найважливіше помістіть на початку і в кінці основної частини листа.

Не менш важливо коректно закінчити лист. Якщо ви не дуже добре знаєте людину, до якої звертаєтеся, найбільш доречним буде висловити йому повагу, після чого поставити свій підпис.

Корисні поради

Якщо все ваше повідомлення буде знаходитися в тілі листа, тему можна вказати в спеціальній графі, передбаченої інтерфейсом поштового сервера або поштовим клієнтом. В самому повідомленні тему можна в цьому випадку не вказувати.

Якщо ви пишете листа родичу чи знайомому, з
яким спілкуєтеся не дуже часто, почніть його з вашого звичайного поводження з цією людиною. У цьому випадку можливі всі варіанти вітання, прийняті в вашому колі. Вибір залежить від того, наскільки близькі ваші стосунки. В основній частині опишіть, як йдуть ваші справи, при цьому намагайтеся писати про хороше і погане (якщо є така необхідність) упереміж.