Як погоджувати документи

Як погоджувати документи

В процесі роботи та підготовки документів важлива роль відводиться їх погодженням, яке може бути внутрішнім, де документи візується відділами самої організації або зовнішнім, пов’язаних з узгодженням документів іншими установами. Юридично правильно узгоджений документ дає право на здійснення дій, передбачених законами, нормами і правилами. Документи, які пройшли процедуру узгодження, скріплюються печаткою або штампом.

Інструкція

  1. Працюючи співробітником організації, в обов’язки якого входить внутрішнє і зовнішнє узгодження документів, необхідно володіти чіткою інформацією про те, які відділи компанії відповідають за їх візування.
  2. Складіть список документів, які необхідно буде погоджувати протягом всього періоду роботи. Чітко визначитеся з відділами, що відповідають за їх візування. Складіть таблицю, в якій будуть вказані види документів, що підлягають обов’язковому погодженню, відділи, відповідальні за проведення цієї роботи, посади, прізвища, імена, по батькові співробітників, їхні телефони та адреси електронної пошти.
  3. Визначтеся з документом, який необхідно узгодити. Складіть план, вказавши черговість звернення до відділів організації. З’ясуйте терміни виконання роботи, переговоривши з кожним співробітником всіх підрозділів компанії, відповідальних за візування документа.
  4. Уважно стежте за термінами узгодження документа, швидко реагуйте на будь-які зміни, що вносяться до нього співробітником відділу. Якщо виникають будь-які сумніви щодо внесених до документа правкам, обов’язково проконсультуйтеся з фахівцями організації, уточнивши всі нюанси. Це допоможе в подальшому скоротити час узгодження і дозволить юридично грамотно оформити документ.
  5. У кожному відділі організації після проходження процедури узгодження на документі ставиться віза. Це може бути штамп відділу або гриф «Погоджено» із зазначенням посади співробітника, його прізвища і підписи. Простежте за тим, щоб кожен працівник, відповідальний за узгодження документа, правильно його завізував. В іншому випадку, він не буде підписаний керівником організації.
  6. Останньою ланкою, візує документи, є керівник підприємства. Документ вважається узгодженим юридично грамотно тільки при наявності підписів керівництва, працівників усіх відділів, печатки або штампа підприємства.
  7. При зовнішньому узгодженні документів, що вимагають їх візування різними установами, ознайомтеся зі списком організацій, до яких належить звернутися. Дізнайтеся детальну інформацію про відділи, їх співробітників, що займаються узгодженням. Здзвонитеся з ними або відправте повідомлення по електронній пошті, уточнивши необхідний перелік документів. Узгодьте час зустрічі.
  8. Підготуйте для співробітника установи, що займається зовнішнім узгодженням документів, перелік питань, пов’язаних з термінами візування і процедурою внесення змін. Складіть офіційне заяви за встановленою формою, вказавши перелік документів, які підлягають узгодженню. Контролюйте терміни візування документів і правильність їх оформлення.

Зверніть увагу Зверніть увагу

Постанови, акти, а також різні рішення не відносяться до документів, що підлягають узгодженню. Візуванням документів займаються відділи, діяльність яких безпосередньо пов’язана з необхідністю здійснення контролю над виконанням дій юридичної або іншого характеру, відображених у тексті документа.

Корисні поради

Особи, відповідальні за узгодження документів, визначаються відповідальним виконавцем. Найчастіше ними стають посадові працівники, які виконують свої обов’язки відповідно до посадової інструкції.