Як позначити накази


 

Наказ — документ, що має велике практичне значення. У ньому вказується якесь конкретне дію: прийом і звільнення працівника, дисциплінарне стягнення, необхідність впровадження нової технології і багато іншого. Діловод повинен забезпечити зберігання цього виду документів і можливість швидко знайти потрібний. Для цього кожному наказом присвоюється унікальний ідентифікаційний номер.


Вам знадобиться

— накази;
- Журнал обліку;
- Інструкція з кадрового діловодства;
- 2 або 3 швидкозшивачі.

Інструкція

  1. Форма реєстрації наказів жорстко не регламентована законодавством. Існує типова інструкція, видана Росархівом 27 листопада 2000, де зазначено, що нумерація наказів по особовому складу та основної діяльності повинна вестися окремо в межах календарного року. Якщо ви працюєте в невеликій фірмі, де секретар виконує і роботу діловода — заведіть 3 швидкозшивача і 3 журналу реєстрації.
        
  2. Складіть інструкцію з діловодства. Вона може складатися всього з декількох пунктів. Вкажіть, які накази повинні зберігатися 5 років, а які — 75. Напишіть, на які масиви діляться накази по вашому підприємству і як ви вирішили їх позначати. Накази з основної діяльності звичайно нумеруються порядковим номером, а кадрові — номером і буквою. Наприклад, номер може виглядати як «Наказ № 2-л / с» або «Наказ № 2-к». Для документів з різним терміном зберігання придумайте різні позначення. Наприклад, короткострокові можна позначати як кадрові, а тривалі — як по особовому складу.
        
  3. Розділіть накази по кадрам на 2 частини по термінах зберігання. Документи про надання чергового або навчальної відпустки, короткострокової відрядженні, заохочення та дисциплінарні стягнення зберігаються 5 років. Накази про прийом на роботу, переведення, звільнення, тривалих відрядженнях і тривалих відпустках підшийте в іншу папку. На обкладинках швидкозшивачів напишіть назву папки і термін зберігання. Накази з основної діяльності підшийте окремо
        
  4. У великих фірмах накази оформляють різні служби. Документацію по основній діяльності, як правило, веде секретар, а з особового складу — відділ кадрів. Відповідно, у кожного свій швидкозшивач і свої книги обліку. Спеціалісту відділу кадрів досить завести 2 книги та 2 папки, розділивши документи за термінами зберігання. Однак при дуже великому документообіг нерідко кожну папку ділять по видах наказів. Якщо у вас на підприємстві прийнята роздільна система зберігання — все одно нумеруйте накази по порядку в межах загального масиву і реєструйте їх в одному журналі.
        
  5. Накази з основної діяльності можуть стосуватися не тільки всієї фірми, але й окремих підрозділів. Розробіть код для кожного відділу чи управління. Це може бути літера або цифра. Не забудьте, що позначення наказів по основній діяльності має відрізнятися від того, яке прийнято в кадровому діловодстві вашої фірми. Нумерація і в цьому випадку йде в межах загального масиву «основна діяльність».
        

Зверніть увагу

Нерідко трапляється, що діловод приходить на підприємство, де до цього ніхто не подбав про порядок, документи переплутані і нумерувалися як попало. У нового співробітника виникає бажання у всьому цьому розібратися і перенумерувати те, що вже є. Подумайте, чи варто це робити. Розібрати накази по масивам і за термінами зберігання, безумовно, має сенс. Але міняти позначення кадрових наказів не слід. Номер повинен в точності збігатися з тим, який проставлений у трудовій книжці прийнятого на роботу або звільненого. Це може виявитися дуже важливим у разі якого-небудь надзвичайної події. Наприклад, якщо виникне конфліктна ситуація і працівник буде вирішувати трудовий спір у суді. Зрозуміло, номер і дата на самому документі повинні відповідати даним в реєстраційній книзі.

.