Як правильно виставити рахунок

Як правильно виставити рахунок

Виставлений рахунок — головна підстава оплати ваших послуг або товарів для бухгалтерії замовника. Якщо ж справа дійде до перевірки вашої підприємницької діяльності, наявність рахунку може компенсувати відсутність інших документів (договір, акти), хоча краще мати повний комплект. Підготовка цього документа не така складна, як може здатися. Бухгалтерська освіта вже точно не обов’язково.

Інструкція

  1. Для виставлення рахунку та формування акта прийому-передачі робіт або товару або надання послуг можна використовувати будь-який текстовий редактор. Але краще зробити це з допомогою Exel або спеціалізованої бухгалтерської програми. Вони дозволять виключити ймовірність помилок при підрахунку загальної суми, так як виробляють його автоматично.
  2. Як заголовок використовується слово «Рахунок» (великими літерами по центру першого рядка), йому присвоюються номер і дата виставлення. Рядком нижче за наявності договору зазвичай наводяться його вихідні дані, наприклад, «до договору возмездного надання послуг № 1-РК від 01.02.2011».
  3. Далі ви приводите юридичні адреси та банківські реквізити сторін, спочатку свої, потім замовника. Себе ви можете назвати «Одержувач», а іншу сторону «Платником», припустимі також формулювання «Виконавець» і «Замовник» чи інші, які фігурують у договорі.

    За найменуванням боку слід двокрапка, потім наводяться її найменування, юридичну адресу та реквізити.
  4. Наступна частина рахунку представляє собою таблицю: номер по порядку, найменування товару або послуги, одиниця виміру, кількість, ціна та сума (ціна, помножена на кількість одиниць виміру).

    В якості одиниць вимірювання можуть використовуватися відсотки, кілограми, тонни, ящики, штуки, кількість знаків з пробілами і без — залежно від ситуації.

    Назви кожної наданої послуги або поставленого товару, виконаної роботи повинні формулюватися точно так само, як в інших документах: договорі, накладних, актах та ін
  5. У самій нижній частині таблиці потрібно вказати після слова «Разом» загальну суму платежу, на який виставляється рахунок, в рублях і копійках або іншій валюті. Нижче вказується сума з урахуванням ПДВ.

    Якщо ви не є платником ПДВ, потрібно вказати, що цей податок не стягується, і є підстави для цього. Найчастіше пишеться: «ПДВ не стягується, оскільки Виконавець (Одержувач) застосовує спрощену систему оподаткування», потім в дужках вказуються вихідні дані відповідного повідомлення: назва документа, номер, дата видачі та орган орган (ваша територіальна податкова інспекція).

    Наприклад: «Повідомлення № 111 від 01.10.2011, ИФНС-15 по м. Москві».
  6. Нижче таблиці після слів «Всього до сплати» і двокрапки словами вказуєте остаточну суму платежу в рублях і копійках.

    Підписати рахунок повинні керівник організації та головний бухгалтер. Якщо бухгалтера немає, за обох розписується керівник або індивідуальний підприємець.

    Документ завіряється також печаткою.
  7. Надіслати рахунок платнику ви можете факсом або передати з кур’єром.

    Дуже поширений варіант, коли документ сканується і пересилається через інтернет, і оплата проводиться на цій підставі. Оригінал же висилається поштою або передається з кур’єром.