Як присвоїти номер договору

Як присвоїти номер договору

Документи в більшості організацій зберігаються десятиліттями. Щоб цінні папери не загубилися і не пом’ялися, підшивати їх у папки з пластмаси або твердого картону. Перед цим обов’язково надайте кожному договору власний номер. Так буде легше знайти його у випадку необхідності.

Інструкція

  1. Щоб легко знайти потрібний договір, виготовте книгу обліку. Візьміть товстий зошит у клітинку. Пронумеруйте перший лист. Привласнюйте цінним папером номер і вписуйте його в цей журнал. Номер може складатися тільки з цифр, наприклад 345. Або мати літери — 123-ІД. Крім нього заносите дату, коли був укладений договір. Рядок у журналі повинен виглядати так: 1. договір № 345-Ід від 23.03.2011. У примітках вкажіть суть угоди, якщо це потрібно з корпоративного стилю ведення документації.
  2. Коли в організації існує не одна юридична особа, виготовте для кожного власний журнал обліку договорів. Для позначення застосовуйте умовні символи. Наприклад, документи ТОВ «Три ведмеді» записуйте як 456-ТМ. А договору від ВАТ «Вовк і Червона шапочка» позначайте 876-ВКШ. Номери повинні йти в зошиті по порядку, щоб не було плутанини.
  3. Навіть якщо кожен підрозділ компанії займається оформленням і узгодженням документів, книга обліку договорів повинна бути одна. Інакше номери документів будуть повторюватися, що внесе в діяльність фірми розлад. Доручіть секретарю або завідуючого канцелярією вести цей журнал. Не видавайте співробітникам печатку і не підписуйте документ у генерального директора до тих пір, поки йому не присвоєно ідентифікаційний номер.

Зверніть увагу

Папки з документами п’ятирічної давності немає необхідності завжди мати під рукою. Щоб вони не займали місце в шафі, розкладіть їх по картонним коробкам, підписавши рік і назва юридичної особи, на яку вони оформлені. Коробки помістіть на склад.

Корисні поради

Якщо договорів накопичилося багато, розкладіть їх по швидкозшивачі. Папки розділіть за датою підписання документів або по юридичних особах. Кожен договір вкладіть у файл і закріпіть. Не набивайте швидкозшивач щільно, листи можуть пом’ятися.