Як приймати авансовий звіт

Як приймати авансовий звіт

Будь-яка організація стикається з необхідністю використання підзвітних коштів, які можуть бути витрачені як на потреби компанії, так і на витрати на відрядження працівника. У будь-якому випадку підзвітна особа зобов’язана заповнити авансовий звіт, в якому зазначається інформація про всі витрачені грошові кошти в рамках виданого підзвіту. Для даного документа встановлено певні правила заповнення та прийняття до обліку в бухгалтерії компанії.

Інструкція

  1. Подайте заяву керівнику підприємства на видачу грошей у підзвіт, в якому необхідно вказати необхідну суму, термін отримання і мета отримання авансу. Після затвердження підзвітної суми керівником необхідно перевірити, чи не залишився на даному працівника залишок за попереднім авансом. Підзвітні гроші видаються з каси організації, при цьому заповнюється видатковий касовий ордер за формою № КО-2, затвердженої постановою Держкомстату РФ № 88 від 18.08.1998 року.
  2. Прийміть авансовий звіт і підтвердні документи від співробітника підприємства протягом трьох днів після здійснення витрат або повернення з відрядження. Бланк звіту є двостороннім документом. Підзвітна особа повинна заповнити лицьову сторону з даними про себе, а на зворотному боці вносяться відомості про фактично витрачені грошові кошти в графи 1-6.
  3. Перевірте правильність заповнення авансового звіту і повноту наданих документів, які підтверджують факт зроблених витрат. Заповніть графи 7-10 на зворотному боці звіту, в яких наводяться дані про витрати, які приймаються бухгалтерією до обліку.
  4. Прийміть перевірений звіт підписом керівника підприємства або уповноваженої особи. Якщо підзвітна особа витратила менше, ніж було видано, то невитрачена сума повинна бути повернута до каси зі створенням прибуткового касового ордера. Якщо було витрачено більше, ніж видано в підзвіт, то співробітнику необхідно видати суму перевитрати за видатковим касовим ордером. Якщо частина сум була витрачена в іноземній валюті, то вони відображаються в авансовому звіті в рублях за курсом Центрального Банку РФ на дату складання документа. Всі документи, пов’язані з підзвітними сумами повинні бути підкріплені до авансового звіту.