Як прошити договір

Як прошити договір

Правильне зберігання документації дозволить уникнути проблем з пошуком потрібних договорів. Витративши трохи часу на підшивку цінних паперів, ви будете впевнені, що потрібні завжди будуть під рукою в цілості й схоронності.

Інструкція

  1. Щоб легко знайти потрібний документ, зробіть книгу обліку. Договором привласнюйте номер і заносите його в цей зошит. Крім порядкового номера записуйте дату, коли договір був укладений. Рядок у журналі повинен виглядати так: 1. договір № 987ДЛ від 23.03.2010. Поруч, в примітках, вкажіть суть контракту, якщо цього вимагає корпоративний стиль ведення архіву.
  2. Заведіть для кожної юридичної особи, якщо в організації їх декілька, свій журнал обліку документів. Використовуйте для їх позначення умовні символи. Наприклад, договори ТОВ «Веселі картинки» вписуйте як 987ВК. А контракти від ВАТ «Мурзилка» позначайте 987М. Привласнюйте номера строго по порядку, щоб не було плутанини.
  3. Підшивають договір в папку тільки після того, як він пройшов усі етапи узгодження, був на підписі у генеральних директорів обох сторін, всі печатки поставлені. Вибирайте швидкозшивачі у твердій обкладинці — вони забезпечать збереження документів. Для кожної юридичної особи заведіть окрему папку.
  4. Щоб вкласти договір в швидкозшивач, акуратно вийміть скріпку, що сполучає листи. Дироколом пробийте нові отвори. Вставте документ в папку і закріпіть його металевими вусиками. Відокремте один контракт від іншого чистим аркушем формату А4.
  5. Є ще один спосіб архівування документів. Придбайте комплект прозорих файлів. Кожен договір вкладете в окрему обкладинку і закріпіть в папці.
  6. Не вставляйте в одну папку занадто багато договорів — листи можуть пом’ятися. Швидкозшивач повинен закриватися легко, щоб папір не визирала назовні.
  7. Відведіть для зберігання папок з документами окрему полицю на стелажі. На торці швидкозшивача вкажіть рік і юридична особа, на яку оформлені договору. Так ви швидко знайдете потрібні контракти у разі потреби.
  8. Папки з документами, укладеними три — чотири роки тому, тримати під рукою немає необхідності. Покладіть їх в щільні картонні коробки, підписавши рік і юридична особа, якій належать договору. Упаковки відправте на склад. Знайдіть сухе місце для зберігання. Волога може погубити цінні папери.