Як прошивати справи

Як прошивати справи

У багатьох організаціях існують суворі вимоги до систематизації документів і створення архівів. Необхідно забезпечити збереження справ і ізолювати їх від сторонніх поглядів. Будь діловод компанії зобов’язаний вміти прошивати справи, і робити це ретельно і надзвичайно акуратно.

Вам знадобиться

- Посадова інструкція
- Канцелярські шило або палітурний верстат
- Шпагат або міцна нитка
- Прошивальних голка
- Канцелярський клей
- Білий папір
- Ножиці
- Лінійка
- Ручка
- Друк (при необхідності сургуч)

Інструкція

  1. Прошивати справи потрібно у відповідності зі своєю посадовою інструкцією. У кожному разі, ця робота у всіх компаніях проводиться за загальними принципами. Спочатку вам потрібно пронумерувати кожен документ по порядку. Не забудьте видалити з паперів все скріпки, металеві дужки і шпильки.
  2. Почніть шити справу так, щоб листи потім можна було вільно прочитувати. Для цього виконайте канцелярським шилом чотири отвори по вертикалі в центрі лівого поля документів. Відстань між дірками повинні бути не менше трьох сантиметрів. Зручно використовувати спеціальний настільний верстат для прошивки та переплетення документів формату А-4. З його допомогою сформувати потрібні папки не важко — він може відразу просвердлити стопку паперу товщиною до 10 см.
  3. Використовуйте для шнурування документів спеціальну прошивальних голку, а також банківський шпагат або ж міцні капронові нитки. В крайньому випадку, можна в кілька разів скласти звичайні нитки. Зазвичай документи прошивають двічі підряд, щоб листи надійніше кріпилися. Це особливо важливо, якщо справа готується до вічного архіву.
  4. Залиште вільні кінці у нитки або шпагату близько 6 см. Їх потрібно буде протягнути через центральний отвір на вивороті останнього документа і міцно зав’язати вузлом.
  5. Заклейте канцелярським клеєм вузлик і кінчики ниток гуртком (діаметром близько 4 см) або ж квадратом (розміром 4 на 5 см). Фігуру необхідно вирізати з цупкого паперу білого кольору.
  6. Поставте друк таким чином, щоб вона частково зайшла на паперову наклейку, а одним краєм — на останній лист зшитого справи. Можна також залити це місце сургучем.
  7. Дочекайтесь повного висихання клею. Потім безпосередньо під поставленої печаткою вкажіть кількість підшитих аркушів в справі і поставте підпис посадової особи. Додайте заверительную напис і вкажіть дату засвідчення. Так само підшиваються копії документів з декілька листів, при цьому необхідно поставити печатку з підписом, датою і написом «Копія вірна».
  8. Переплетіть справу, призначене для тимчасового зберігання, у м’яку обкладинку, а документи для довговічного архіву — в тверду. Вкажіть на зшитому справі крайні дати.

Зверніть увагу

Обережно працюйте зі свердлом палітурного верстата — під час експлуатації воно сильно нагрівається, і ви ризикуєте обпектися.