Як провести ділову нараду

Як провести ділову нараду

Мистецтво бути керівником полягає не в тому, щоб писати розпорядження, а в тому, щоб вміло мотивувати колектив організації, сформувати команду однодумців, оперативно вирішувати постають перед компанією проблеми, чуйно реагувати на зміни ринку. Всі ці завдання можна вирішити, якщо правильно організувати наради.

Інструкція

  1. Повідомте співробітників про час і місце проведення наради, якщо такі проходять на нерегулярній основі. Зробіть розсилку по електронній пошті за кілька днів, щоб це не стало раптової новиною для колективу. У листі інформуйте співробітників про тему, щоб не викликати чутки і домисли, які можуть розвинутися до абсурду.
  2. Попросіть співробітників підготувати матеріал, який ви збираєтеся обговорити, і який вимагає прийняття колективних рішень. Завчасно розробіть і надішліть співробітникам структуровану форму звіту, це дозволить не розтікатися в обговоренні, а переходити до цифр, викладок. Крім того, стандартна звітність дозволить порівняти результати різних відділів, буде додатковим джерелом мотивації.
  3. Переконайтеся, що запрошені зібралися, і коротко викладіть суть справи. Якщо хто-небудь із співробітників спізнюється, починайте без нього, не змушуйте тих, хто цінує свій і ваш час, чекати одного запізнився.
  4. Дозвольте кожному висловитися на цю тему наради. Якщо збори персоналу присвячено звітності або результатами роботи, дайте представнику кожного відділу слово, але не дозволяйте перейти наради в нудний розповідь. Акуратно і тактовно завершуйте доповідача, питаннями направляйте його в потрібне русло. Також не допускайте виникнення конфліктних ситуацій, коли наради перетворюються на спосіб вирішення проблем між різними відділами, наприклад, бухгалтерією і продають підрозділом, особисті питання вирішуйте з кожним співробітником окремо. Коли кожен висловив свою точку зору з конкретного питання, закрийте тему і перейдіть до наступного пункту програми зборів.
  5. Використовуйте правило «батога і пряника». Хваліть представників відділів, чиї результати роботи перевершили ваші очікування, акуратно журіте тих, хто не дотягує до встановлених планом показників. Такі наради стануть хорошим стимулом для кращої роботи і вирішення поставлених завдань. Якщо в роботі якогось відділу виявляється систематичне «недотягіваніе», запропонуйте колективу обговорити цю проблему і спільно прийняти антикризові рішення. Не дозволяйте собі прилюдно жорстко висловлюватися на адресу окремих співробітників, не принижуйте персонал.
  6. Підбийте підсумки наради, ще раз уточніть, які саме рішення були прийняті, які плани поставлені. Кожен з присутніх повинен усвідомити, яких дій і результатів від нього чекають, і в які терміни він має це виконати. На наступній нараді проконтролюйте процес виконання розпоряджень та вирішення поставлених завдань.