Як провести ділову зустріч


 

Якщо вам належить організувати і провести ділову зустріч, пам’ятайте: успіх заходу багато в чому залежить від якісної підготовки. Не упустите з уваги жодну деталь, і ділове нарада пройде на вищому рівні.



Інструкція

  1. Призначте дату ділової зустрічі. Заздалегідь повідомте всіх учасників. В залежності від формату заходу і від того, з ким ви проводите ділову нараду, це може бути усне запрошення, телефонне, електронною поштою, діловим листом. Бажано розіслати всім і порядок денний, з позначеними питаннями для обговорення, основними доповідачами, регламентом і довідковими матеріалами. Якщо учасники будуть більш підготовленими, обговорення ділових питань піде ефективніше.
  2. Подумайте, яке місце найбільш зручно для вашої ділової зустрічі. Підходящим приміщенням може стати власний конференц-зал компанії або переговорна кімната. Варто переконатися, що ніхто з ваших колег не претендує на проведення в ньому іншого наради в цей же час. Орендований конференц-зал — також можливий і досить зручний варіант. Таку послугу пропонують готелі та мотелі, бізнес-центри, освітні установи.
  3. Іноді ділові зустрічі проводяться в кафе або ресторанах. Такий варіант доречний, коли кількість учасників невелика. Якщо ви хочете поєднати переговори з обідом або сніданком або влаштувати ділову вечерю, вам доведеться зарезервувати столик заздалегідь. Місце не має бути гучним, інакше обговорювати ділові питання буде важко. Небажано також вибирати екстравагантні і екзотичні варіанти, ваші смаки можуть не збігатися з перевагами інших учасників. Тому краще зупинитися на заклад класичного характеру або упевнитися, що ваші партнери повністю поділяють ваші уподобання.
  4. Підготуйте і перевірте апаратуру. Проектор, мікрофон, телефонний і відео апаратура — відрегулюйте та налаштуйте все заздалегідь. Техніка має звичай ламатися і виключатися в самий невідповідний момент.
  5. Підрахуйте, чи вистачає стільців всім учасникам. Прослідкуйте, щоб в кімнаті не було дуже душно або дуже холодно. Не забудьте про письмових приладді — вам слід забезпечити кожного ручкою і папером. Розкладіть роздатковий матеріал. Зробіть і розставте таблички з прізвищами та іменами учасників, якщо це необхідно.
  6. Якщо ділова зустріч тривала, можливо, знадобиться кава-пауза або перерва на обід. У будь-якому випадку подбайте про воду — непоганим варіантом буде пляшка з водою і стаканчик біля кожного учасника.