Як провести ефективне нараду


 

Планерки, збори і наради — невід’ємна частина робочого процесу. Їх головне завдання полягає в колективному аналізі будь-якої службової ситуації. Учасники робочих зустрічей можуть і повинні активно висловлюватися, обговорювати деталі, пропонувати варіанти вирішення проблем. Щоб нарада стала ефективним, організатор повинен дотримуватися певних правил.



Вам знадобиться

— порядок денний;
- Регламент проведення наради;
- Протокол наради.

Інструкція

  1. Запам’ятайте основні ознаки ефективного наради. Їх небагато:

    1. Нарада має конкретну мету;
    2. Організатор провів всю необхідну підготовчу роботу;
    3. На нараді присутні тільки зацікавлені співробітники, що мають безпосереднє відношення до обговорюваних питань;
    4. Дискусія не відхиляється від основної теми;
    5. За підсумками наради визначено найближчі плани і співробітникам дані конкретні доручення.

    Всі ці питання керівник повинен контролювати особисто, особливо якщо в організації ще не сформований механізм проведення ефективних зборів.


  2. Сформулюйте головну тему наради. Вона повинна бути актуальною і зрозумілою для працівників. Дуже важливо, щоб робоча зустріч мала конкретну мету: розробити план заходів, схвалити рішення, висунути ідею і т.д. Наприклад, не варто обговорювати світову економічну кризу, якщо у вашому рекламному агентстві скоротилося число замовників. Нарада в цьому випадку потрібно присвятити розширенню спектра послуг і зміни системи знижок.
  3. Підготуйте докладну порядку зборів. У ній вкажіть основну тему, питання, які планується обговорити, прізвища та імена доповідачів, склад запрошених, дату, час і місце проведення заходу. Кожен пункт порядку повинен деталізувати основну тему наради, відображати будь-якої її аспект. Групувати питання можна або за принципом «від простого до складного», або в аналітичному порядку — «наявна ситуація — її витоки — можливі варіанти вирішення».
  4. Прикладіть до порядку регламент наради. У ньому визначте час на виступ основних доповідачів, на інформацію співдоповідачів, на уточнюючі питання і на обговорення. Складайте регламент навіть для невеликих службових нарад. Так ви привчіть себе і своїх співробітників цінувати робочий час, вкладатися у відведені терміни, викладати думки чітко й по суті.
  5. Ознайомте співробітників з порядком денним заздалегідь. Розішліть її по корпоративній електронній пошті або роздайте в руки кожному запрошеному на нараду. Попросіть всіх підготуватися до обговорення. Акцентуйте увагу на те, що ви чекаєте від кожного учасника пропозицій в рамках його компетенції.
  6. Почніть нараду власним невеликим виступом. Протягом 3-5 хвилин розкажіть про причину, що спонукала вас організувати дане зібрання, і про те результаті, якого ви хочете досягти. Потім ознайомте учасників з порядком денним та регламентом роботи.
  7. Керуйте обговоренням. Підтримуйте доброзичливу, але конструктивну дискусію. Спонукайте кожного учасника наради висловлювати свою думку, звертайтеся до «мовчунам» з персональними питаннями, які вимагають розгорнутої відповіді. Тактовно, але твердо припиняйте спроби відвести розмову в бік від головної проблеми. З кожного питання підводите проміжні підсумки.
  8. Завершуючи нараду, ще раз озвучте прийняті рішення та доручення, дані співробітникам. Переконайтеся, що всі учасники зрозуміли свої завдання і запам’ятали терміни їх виконання. Важливі моменти внесіть в протокол. Його копію направте фахівцям, відповідальним за виконання доручень, а також співробітникам, які беруть участь в реалізації прийнятих рішень.