Як провести відеоконференцію

Як провести відеоконференцію

Для проведення відеоконференції важливо кілька речей. Потрібно правильно налаштувати обладнання. Також важливо добре все організувати, переконавшись, що у всіх інших учасників конференції все гаразд зі звуком та відео.

Інструкція

  1. Готуватися до серйозної відеоконференції починайте не пізніше, ніж за добу. Перевірте обладнання, чи все працює? Для цього зробіть тестовий відеодзвінок. Не варто відкладати тестування апаратури на вечір, найкраще провести її вранці. Якщо раптом виявляться неполадки, то протягом дня ви зумієте з ними впоратися: зв’язатися з техніками і доручити їм вирішити проблему.
  2. Підготуйте переговорну кімнату. Встановіть камеру так, щоб пряме світло не потрапляло на неї. Перевірте якість зображення. Найкраще проводити конференцію при штучному освітленні, так як інтенсивність денного світла, що потрапляє у вікна, сильно залежить від погоди. Включивши освітлення, ви зможете налаштувати камеру, щоб на наступний день просто включити її, не турбуючись про це питання.
  3. Підключіть мікрофон і переконайтеся, що звук є, і що він досить хороший. Можливо, буде потрібно налаштувати еквалайзер мікрофона, щоб прибрати шипіння або свист. Зробіть це заздалегідь, не відкладайте на день проведення конференції. Переконайтеся, що все працює. Відрегулюйте гучність звуку мікрофону так, щоб ви могли спокійно говорити, не підвищуючи голосу, і всі учасники вас відмінно чули.
  4. Обов’язково на всякий випадок запросіть техніка на відеоконференцію. Якщо все ж таки щось вийде з ладу (адже всяке буває), він допоможе швидко усунути проблему. Найчастіша причина зривів і проблем у відеоконференціях — це саме всілякі технічні неполадки.
  5. За кілька хвилин до початку конференції ще раз перевірте все устаткування. Можливо, слід заздалегідь подзвонити учасникам, щоб переконатися, що у них теж все гаразд.
  6. Дотримуйтесь етикет відеоконференції. Насамперед уявіть всіх учасників. Якщо конференція багатопотокова, то в кожній групі призначте голову, який буде давати слово виступаючим, контролюючи процес, щоб все не намагалися говорити одночасно.
  7. Пам’ятайте, що ви як ведучий конференції знаходитесь в центрі уваги. У переговорній навколо вас людей немає, але є камера, так що стежте за своєю поведінкою і жестикуляцією. Якщо хочете вимкнути звук для зниження шуму, попереджайте інші сторони. Якщо зі зв’язком якісь неполадки, зберігайте спокій і посміхайтеся. Не потрібно нервувати.