Як провести збори в колективі

Як провести збори в колективі

Збори колективу може стати ефективним способом аналізу різних робочих ситуацій, у тому числі конфліктних. На ньому публічно обговорюються спірні моменти і приймаються рішення, обов’язкові для виконання кожним співробітником. Проведенню колективного зборів повинна передувати велика підготовча робота.

Інструкція

  1. Сформулюйте головну тему зібрання. Як правило, збори колективу проводиться по одному актуального приводу. Це може бути, наприклад, аналіз роботи організації за рік або перехід на скорочений режим робочого часу.
  2. Продумайте порядок денний. Її пунктами стануть конкретні питання, які потрібно обговорити. Їх має бути не менше двох і не більше п’яти. Розташовуйте питання за рівнем зменшення значимості. Якщо тема зборів досить обширна, останнім пунктом порядку поставте «Різне». Тут ви зможете трохи відхилитися від основної теми і обговорити невеликі проблеми, що хвилюють колектив в даний момент.
  3. Підготуйте доповідачів. По кожному пункту порядку зборів повинен виступити компетентний співробітник, думка якого вважається в колективі авторитетним. Попередьте його про майбутній доповіді за 1-2 тижні, щоб людина могла спокійно продумати своє повідомлення. За 2-3 дні до зборів переговоріть з кожним доповідачем, переконайтеся, що текст його виступу готовий і відповідає заявленій темі.
  4. Підготуйте приміщення для проведення зборів. Добре, якщо у вашій організації є актовий зал або інша кімната, обладнана для нарад. В іншому випадку, використовуйте саме містке приміщення. У день зборів там потрібно буде встановити достатню кількість стільців, підключити та налаштувати проектор, комп’ютер і мікрофон, якщо вони будуть використовуватися. Ви також можете заздалегідь розкласти для кожного учасника наради спеціальні папки з документами, які будуть обговорюватися.
  5. Повідомте всіх співробітників про дату, час і місце проведення зборів. Використовуйте один із традиційних способів: Розмістити інформацію на дошці оголошень, розішліть лист електронною поштою, зателефонуйте начальникам структурних підрозділів, переговоріть особисто з кожним працівником. Ваш вибір буде залежати від традицій компанії та чисельності співробітників.
  6. Перед початком зборів зареєструйте присутніх. Цей список ви пізніше прикладіть до протоколу. Почніть збори неодмінно в той час, який намітили і яке було озвучено для співробітників. Не чекайте запізнилися, покажіть значимість і серйозність заходу.
  7. Оголосіть головну тему зібрання і питання, які будуть розглянуті на ньому. Запропонуйте колективу обрати голову та секретаря зборів. Як правило, головою обирають керівника організації або його заступника, а секретарем — діловода або офіс-менеджера. Голова вестиме збори, підтримувати порядок і стежити за регламентом. До обов’язків секретаря входить ведення докладного протоколу: запис виступів доповідачів, питань до них, обговорень і пропозицій.
  8. Дотримуйтеся встановленого регламенту виступів, інакше ваше зібрання ризикує затягнутися до півночі і так і не прийняти ніяких рішень. Як правило, основні доповідачі мають у своєму розпорядженні 15-20 хвилин, але не більше 30. Співдоповідачі, що виступають з другорядних питань, повинні вкластися в 10-15 хвилин. Виступ учасника з залу огранювати 2-3 хвилинами. Відповідати на запитання можна не більше 5 хвилин. У разі перевищення часу твердо нагадуйте про правила.
  9. Після того, як порядок денний зборів вичерпана, і всі бажаючі виступили, коротко підведіть підсумки зборів. Якщо були прийняті важливі рішення, їх проект необхідно зачитати вголос для всіх присутніх.
  10. Протягом двох днів після зборів ви повинні підготувати остаточний варіант протоколу та прийнятих рішень. Протокол потрібно узгодити і підписати у голови зборів. Рішення і терміни їх виконання доведіть до відома всіх співробітників, яким належить їх реалізовувати.

Корисні поради

Вважається, що збори колективу потрібно призначати на середу чи четвер, тому що середина робочого тижня найбільш сприятлива для конструктивного обговорення проблем та прийняття рішень.