Як проводити ділові бесіди

Як проводити ділові бесіди

Загальне правило ведення ділових бесід можна сформулювати як «максимум інформації за мінімум часу». Обов’язкова умова також — демонстрація поваги до співрозмовника, навіть якщо той мало симпатичний. Емоції та оціночні судження краще залишити для себе, в розмові само спокійно реагувати навіть на неприємні моменти.

Вам знадобиться

- Знання норм ввічливості та ділового етикету;
- Комунікативні навички.

Інструкція

  1. До жанру ділової бесіди слід відносити будь-яке спілкування зі співрозмовником по роботі, чи то колега або представник іншої організації, з якою ви так чи інакше стикається в рамках своїх службових обов’язків, будь то особиста зустріч, телефонну розмову, листування електронною або звичайною поштою, зв’язок через програми обміну миттєвими повідомленнями і т. п.

    У цей же розряд потрапляють і багато моментів, пов’язаних з вирішенням особистих проблем: отримання державних послуг, покупка і продаж особистого майна та ін
  2. Перш ніж приступати до спілкування, чітко продумайте, яку інформацію ви хочете одержати або, навпаки, донести до співрозмовника. Залежно від ситуації (перший контакт або черговий, у якої зі сторін більше зобов’язань перед іншою, як складалися ваші стосунки раніше і пр.), продумайте, чим можете зацікавити співрозмовника, розташувати до себе.

    З перших ваших слів, якщо ініціатор розмови ви, той повинен представляти, з ким і з якого питання має справу.

    У деяких випадках не буде зайвим довідатися, чи зручно співрозмовнику говорити зараз. В інших, якщо ситуація в своєму розпорядженні — підкреслити терміновість вашого звернення.
  3. Виразно донесіть до співрозмовника необхідну інформацію, при необхідності дізнайтесь, чи правильно він вас зрозумів. У свою чергу, уважно вислухайте іншу сторону і переконайтеся, що всі зрозуміли правильно. Якщо потрібно, задайте уточнюючі питання. Не буде зайвим і у співрозмовника поцікавитися, чи немає запитань у нього.

    В кінцевому підсумку ви повинні один одного зрозуміти вірно.
  4. Якщо ж інша сторона відверто неправа, потрібно обов’язково з максимумом коректності вказати їй на це. А якщо ви залежите від неї більше, ніж вона від вас, це зробити навіть ще важливіше. Боятися, що це погіршить ваше положення, не слід.

    Навпаки, тих, хто знає свої права і вміє їх відстояти в рамках закону і етикету, поважають. А якщо і недолюблюють, намагаються все ж не злити. А тому чим раніше ви покажете зуби, тим краще.
  5. На завершення бесіди підведіть її загальний підсумок і при необхідності домовтесь про подальшу взаємодію: коли повинен бути готовий результат того чи іншого обумовленого дії, як ви зв’яжетеся з іншою стороною, хто, що і в які терміни повинен зробити по предмету вашої розмови.

    Всі взяті на себе зобов’язання необхідно дотримуватися, а при неможливості це зробити — завчасно ставити про такі обставини іншу сторону та ініціювати обговорення альтернатив, запропонувавши свій варіант вирішення проблеми.