Як проводити перевірки

Як проводити перевірки

Об’єктом перевірки можуть бути різні предмети. Сам процес перевірки зручно вести за окремими етапами. Це робиться, щоб не упустити важливих деталей і не втратити марно час. Адже будь-яка перевірка і так відволікає людей від виконання звичайної роботи.

Вам знадобиться

Помічники (ревізори).

Інструкція

  1. Сформулюйте мету перевірки. Це може бути перевірка облікового складу чого-небудь. Або виявлення застарілих об’єктів для їх подальшої заміни. Або звірка предметів для передачі новому співробітнику матеріальної відповідальності. Залежно від поставлених цілей буде робитися висновок відповідальної особи про проведену перевірку.
  2. Роздрукуйте повний список об’єктів, що перевіряються. Надалі знадобляться ще копії цього списку, для кожного ревізора. Зараз же список необхідний, щоб на наступному кроці визначити точну кількість ревізорів.
  3. Встановіть терміни проведення перевірки. Визначтеся, скільки об’єктів може перевірити за цей термін одна людина. Якщо на перевірку різних об’єктів потрібна різна кількість часу, розділіть весь список об’єктів на відповідні смислові групи.
  4. Обчисліть необхідну кількість учасників перевірки (ревізорів). Для цього розділіть число об’єктів у кожній смисловій групі на кількість об’єктів, яку може перевірити одна людина.
  5. Узгодьте організаційні моменти. Чи повинен кожен ревізор мати спеціальний пропуск? Чи треба попереджати про перевірку інших співробітників? Чи слід якусь інформацію зберігати в таємниці? Чи потрібні чиїсь підписи на документах? В який час буде обід? Що, якщо ревізори не встигнуть все зробити вчасно? Які будуть наслідки помилок ревізора в процесі перевірки?
  6. Переконайтеся, що у кожного ревізора є необхідні письмові приладдя. Проведіть для них вступний інструктаж, роздайте необхідні документи і перевірочні списки. Попередьте про відповідальність.
  7. Проведіть перевірку і напишіть висновок.

Зверніть увагу

Заздалегідь з’ясуєте, кому не вигідні результати перевірки. Чи може ця людина якось впливати на ревізорів? Захистіть ваших помічників від такого впливу.

Корисні поради

Будь-яка перевірка є дуже емоційним процесом для інших співробітників. Заспокойте людей, поясніть мету та строки перевірки. Постарайтеся працювати з хорошим психологічним настроєм.