Як проводити співбесіду з секретарем

Як проводити співбесіду з секретарем

У великих організаціях більшість відвідувачів, як правило, отримують необхідну інформацію в секретаріаті. Яке враження від спілкування залишить помічник керівника? Чи захоче клієнт зателефонувати знову? Вичерпні чи відповіді на свої запитання отримає зацікавлена ​​особа? Щоб бути впевненим у позитивних якостях секретаря, потрібно відповідально підготуватися до першої зустрічі і грамотно організувати і провести співбесіду.

Інструкція

  1. Секретар — це обличчя компанії. У першу чергу оцініть зовнішній вигляд претендента. Адже не дарма кажуть, що зустрічають по одягу, а проводжають по розуму. Те, наскільки акуратно і привітно виглядає секретар, може мати велике значення для отримання необхідного контракту або проведення майбутніх переговорів. Якщо у вас є свій «образ», намагайтеся прислухатися до інтуїції. Якщо ви затвердите на посаді людини, яка викликає у вас внутрішні протиріччя, то з ним, ймовірно, буде складно спрацюватися, адже секретар — це не тільки обличчя фірми, а й права рука керівника. Однак не схвалюють відразу того, хто сподобається вам яскравою, красивою зовнішністю. Симпатична картинка може швидко приїстися, а папери так і лежатимуть нерозібраному.
  2. Проводячи бесіду, уважно слухайте: секретар буде спілкуватися з клієнтами, вести телефонні переговори і складати листи. Мова його має бути грамотною, закінчення узгодженими, а тон доброзичливим. Зверніть особливу увагу на присутність в мові так званих слів-паразитів. Якщо минулого претендента рясніє непотрібними «так значить», «так сказати», «еее», «ну ось», то навряд чи ви досягнете відсутності цих висловів у діловій обстановці. Неприпустимим вважається використання жаргону і сленгу, якщо тільки ви самі не дозволите розмови прийняти неформальне русло.
  3. Попросіть секретаря надрукувати текст під диктовку. Так ви перевірите відразу три важливі якості: швидкість друку, грамотність письма і володіння персональним комп’ютером. Навмисно зробіть стилістичні помилки і поспостерігайте за реакцією претендента. Якщо він чемно порадить найбільш відповідний варіант побудови фрази, відзначте це про себе «плюсом».
  4. Уважно вивчіть резюме секретаря. Зверніть увагу на попередні місця роботи, розпитайте претендента про причини відходу. Ввічливий і кмітливий чоловік ніколи не стане безсторонньо відгукуватися про колишнього керівника, «поливати брудом» колектив або розповідати про власні промахи. Найбільш прийнятний відповідь, яку ви можете почути — невідповідність очікувань з питання заробітної плати. Виділіть ключові слова в тексті резюме і в оповіданні співрозмовника: пунктуальність, організованість, стрессустойчівость, комунікабельність, ввічливість. Пам’ятайте, що найчастіше секретар — це сполучна ланка між різними підрозділами організації, від його професійних і особистісних якостей може залежати як настрій керівника, так і комфорт, доброзичлива обстановка і порядок у всьому офісі.