Як проводити засідання

Як проводити засідання

Засідання — необхідний елемент ділового життя. Це інструмент контролю, постановки управлінських завдань і реалізація зворотного зв’язку. На засіданні робляться звітні доповіді і дається інформація про поточний стан справ. Його учасники мають можливість порадитися між собою і в підсумку прийняти рішення, необхідні для успішного виконання поставлених завдань.

Інструкція

  1. Визначте мета засідання. Учасники його можуть зібратися, наприклад, щоб зробити попередній обмін думками, вислухати доповідь про стан справ, підготувати рекомендації для вирішення будь-яких питань або прийняти ці питання. Тема засідання повинна становити інтерес для кожного учасника засідання.
  2. Складіть програму засідання. У ній вкажіть перелік питань, які необхідно заслухати і обговорити на його хід. Обговорювати слід тільки ті питання, які неможливо вирішити в робочому порядку. Розішліть попередній порядок засідання всім його учасникам і вислухайте їх побажання і зауваження по темі і порядку засідання. Скорегуйте повістку з урахуванням висловлених побажань.
  3. Визначтеся з місцем, часом і режимом проведення засідання. Призначте доповідачів та відповідальних по кожному питанню, зазначеному в повістці. Попросіть, щоб доповідачі заздалегідь представили тези своїх доповідей. Визначте регламент проведення засідання, вкажіть час, відведений на обговорення кожного питання. Розішліть остаточний варіант порядку засідання і програму його проведення кожному учаснику.
  4. При необхідності, розішліть учасникам тези доповідей, які будуть представлені на засіданні, проекти передбачуваних до прийняття рішень, інформаційні довідки та аналітичні матеріали.
  5. Продумайте питання, як краще розсадити учасників засідання, щоб звести можливість виникнення конфліктних ситуацій до мінімуму. Психологи помітили, що найчастіше вступають у конфлікти і суперечки люди, що сидять обличчям один до одного, рідше — ті, що сидять поруч. Врахуйте цей фактор.
  6. Визначте головуючого, який зможе провести засідання так, щоб всі питання були вирішені оптимальним чином і за мінімальний час. Для цього він повинен забезпечити конструктивні рішення, що надходять від кожного учасника засідання і надати обговоренню діловий характер.
  7. Забезпечте неухильний порядок виконання програми засідання і воно пройде цілком успішно і прийняті на ньому рішення будуть ефективними.