Як рахувати відрядження

Як рахувати відрядження

Направлення у відрядження передбачає оформлення необхідних документів: службового завдання, наказу про направлення у відрядження та посвідчення про відрядження. Працівникові відшкодовують підтверджені документами витрати, пов’язані з перебуванням у відрядженні, і оплачують добові. Розмір добових визначає колективний договір або спеціальний наказ організації. За час відрядження за працівником зберігається середній заробіток.

Вам знадобиться

 - Колективний договір або інший документ, що встановлює розмір добових у вашій організації.
 - Службове завдання для направлення у відрядження та звіт про його виконання.
 - Наказ про направлення працівника у відрядження.
 - Посвідчення про відрядження.
 - Авансовий звіт, затверджений керівником.
 - Документи, що підтверджують витрати працівника під час відрядження.

Інструкція

  1. Перед від’їздом працівника у відрядження на території Російської Федерації видайте йому аванс в рублях, а в закордонне відрядження — у валюті тієї країни, в яку він відряджений.
  2. Після повернення з відрядження перевірте представлений працівником авансовий звіт і документи, що підтверджують витрати у відрядженні, а саме:

     - Посвідчення про відрядження з відмітками про прибуття та вибуття — затверджена керівником службове завдання;

     - Рахунок з готелю і касовий чек, що підтверджує фактичну оплату проживання;

     - Квитки на транспорт, квитанції, що підтверджують оплату послуг з бронювання квитків та використання постільних речей;

     - Квитанцію про оплату проїзду транспортом загального користування до аеропорту, якщо він знаходиться за межами населеного пункту;

     - Квитанцію про оплату страхового платежу з обов’язкового страхування пасажирів на транспорті.
  3. Якщо працівник був у закордонному відрядженні, то, крім документів, перелічених вище, перевірте наступні:

     - Квитанції, що підтверджують витрати з оформлення закордонних паспортів та віз;

     - Банківські документи, що підтверджують витрати з обміну дорожніх чеків на готівкову іноземну валюту;

     - Квитанції про оплату консульських та аеродромних зборів;

     - Квитанції про оплату збору за право в’їзду або транзиту автомобільного транспорту;

     - Документ про оформлення обов’язкової медичної страховки.
  4. На підставі посвідчення про відрядження прорахуйте кількість днів відрядження (включаючи вихідні та святкові дні, день від’їзду та день повернення) і, знаючи положення колективного договору про розмір добових, прорахуйте суму відшкодування.
  5. Підрахуйте всі витрати згідно з наданими квитанціями і чеками.
  6. Визначте різницю між сумою підтверджених витрат і виданих авансом. Якщо виданий аванс більше цієї суми, то працівник повинен внести в касу різницю, якщо менше — видайте її працівнику з каси.

Зверніть увагу

Ваша організація має право встановлювати будь-який розмір добових, якщо він не перевищує встановлені законодавством межі. В іншому випадку суми перевищення будуть облагатся ПДФО.

Корисні поради

За перебування у закордонному відрядженні, добові під час проїзду по території Росії розраховуються за нормами добових для Росії. За день перетину кордону — за нормами країни в’їзду. Якщо виїзд за кордон і повернення відбулися в один день, добові сплачуються у розмірі 50% від норми для тієї країни, в яку був відряджений працівник.