Як реєструвати кореспонденцію

Як реєструвати кореспонденцію

Факс з позначкою терміново — швидше віддати шефу, електронні листи, що заповнили ящик, — розібрати, стос листів і пару посилок, які приніс листоноша, потрібно терміново «розкидати» по відділах, а ще співробітник заяву на відпустку написав. Тут тобі і реклама, і важливі бухгалтерські документи. Важка робота секретаря! Варто втратити одну «папірець», як виявиться, що саме від неї залежить доля організації і ваша кар’єра. Щоб завжди можна було знайти той чи інший документ, потрібно вміти правильно реєструвати кореспонденцію.

Вам знадобиться

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції,
журнал реєстрації вихідної кореспонденції,
зошити обсягом 96 аркушів,
бланки організації,
папки.

Інструкція

  1. Реєструвати потрібно всю вхідну і вихідну кореспонденцію, причому, в день отримання або відправки. Реєстрації підлягає кореспонденція всіх видів: поштові відправлення, електронні листи, факси, вручені особисто в руки послання. Важливі електронні листи (вхідні і вихідні) потрібно роздруковувати та реєструвати так само, як і інші види кореспонденції. Крім того, необхідно реєструвати внутрішню кореспонденцію: доповідні записки, службові записки, пояснювальні, заяви, скарги.
  2. Для того, щоб реєструвати кореспонденцію, заведіть спеціальні журнали реєстрації. Залежно від обсягів кореспонденції того чи іншого виду, ви можете завести загальні журнали вхідної та вихідної кореспонденції, або додатково розбити їх за видами. Наприклад, зробіть журнал для реєстрації вхідних і вихідних електронних листів. Незалежно від обсягів кореспонденції, зручно зробити окремий журнал для реєстрації вхідних і вихідних факсів.
  3. Якщо у вас немає спеціального журналу реєстрації кореспонденції, надрукованого в друкарні, візьміть звичайну зошит, і разграфить її. У журналі реєстрації вхідних листів вкажіть номер послання, дату отримання, а також вид кореспонденції, якщо у вас спільний журнал для всіх видів послань, від електронних до факсимільних. В окремій графі опишіть коротко зміст листа. У сусідню графу впишіть резолюцію керівника та прізвище того, кому лист передано для виконання. На практиці, якщо питання контролюється конкретною людиною, багато листи не потрапляють до керівника, а відразу передаються виконавцю, тому не варто робити цю графу великий. Під прізвищем виконавця або поруч з нею бажано залишати місце для підпису, що свідчить про одержання ним документа. Якщо керівник доручив секретарю проконтролювати «виконання» документа, то в окремій графі червоними чорнилом ставиться позначка про контроль (буква «К» або слово «контроль»). Після завершення виконання доручення, пов’язаного з даним документом, поставте відмітку про виконання, а також передачі листа «до справи» (вкажіть номер справи і дату його формування).
  4. Журнал реєстрації кореспонденції потрібен і для всіх вихідних послань. У журналі реєстрації вихідних листів менше граф, що в журналі реєстрації кореспонденції входить. Також як і в журналі реєстрації вхідних листів, зробіть у журналі реєстрації вихідних листів графу з порядковим номером листа, графу з датою, тільки вже відправлення, з видом відправляється кореспонденції (якщо потрібно), з коротким змістом послання, прізвищем укладача документа (листи), а також графу з номером справи, куди була підшита копія послання.
  5. По-особливому слід реєструвати кореспонденцію, яку ви відправляєте поштою. Реєстрація листів, що відправляються поштою, проводиться на бланку організації. Краще відправляти за один раз не більше 7-10 листів. Від руки або на комп’ютері, на бланку напишіть дату відправки, нижче, для кожного що відправляється поштою листи, вкажіть порядковий номер запису, назва організації, її місце знаходження (можна вказати тільки місто або область). Праворуч залиште трохи місця. Сюди після отримання на пошті чека, потрібно вписати з нього номери поштових відправлень (зазвичай 6-8 цифр). Нижче найменування організації для кожного відправлення впишіть номери і дати документів, що відправляються, або інші реквізити, що дозволяють їх ідентифікувати. На пошті цей список завіряється поштового печаткою. Підшивати його можна в окрему папку або в папку, де зберігаються вихідні листи.
  6. Для реєстрації кожного виду внутрішньої кореспонденції потрібен окремий журнал. У кожному журналі вказуйте номер документа, його дату, прізвище укладача, короткий зміст, резолюцію керівника, прізвище виконавця, відмітку про контроль, а також номер справи.

Зверніть увагу

У початківців секретарів, а також у тих, хто переходить працювати у нову організацію, може виникнути питання про те, чи потрібно реєструвати рекламні листи. У більшості випадків, такі листи можна не реєструвати, щоб заощадити час, та й папір. Однак, на перший час, заведіть тонку зошит і окрему папку, щоб реєструвати і підшивати подібну кореспонденцію. Коли ви будете в курсі інтересів співробітників і керівника, вам буде легше зрозуміти — чи варто вашої уваги той чи інший документ.

Корисні поради

Зараз існують системи електронного документообігу, які дозволяють економити паперові ресурси, а також скорочувати час пошуку зареєстрованого документа. Крім того, такі системи можуть допомогти трохи розвантажити секретаря, так як реєструвати документи зможуть всі бажаючі співробітники, на комп’ютері яких встановлена ​​дана програма. Якщо у вашому офісі встановлюють таку систему, подбайте про те, щоб співробітники вміли правильно реєструвати кореспонденцію, і не забували цього робити.