Як реєструвати вхідні документи

Як реєструвати вхідні документи

Реєстрація вхідного документа — це фіксація факту отримання документа в організації. Будь то паперовий документ або електронний, йому необхідно присвоїти реєстраційний індекс і зробити відмітку про його отримання в реєстраційних формах. Це необхідно для контролю за виконанням документації і полегшення пошуку потрібної інформації.

Вам знадобиться

- Комп’ютер з доступом в інтернет;
- Браузер.

Інструкція

  1. Запустіть програму «СБ Вхідні документи», щоб провести реєстрацію вхідного документа. Натисніть кнопку «Додати», щоб внести документ. Виберіть команду «Новий документ», надайте порядковий номер картки. Заповніть поле «На чиє ім’я», за умовчанням це директор організації, якщо одержувач документа іншого, натисніть кнопку праворуч від поля і внесіть інший елемент у довідник, наприклад, заступник директора. Виберіть тему документа, для початку внесіть її в довідник. Клацніть по чорній стрілкою, в порожній рядку введіть тему документа. Натисніть кнопку «Закрити», далі виберіть введену тему в поле.
  2. Дайте документу код, щоб доповнити реєстраційний індекс, далі встановіть дату отримання документа, її ж потрібно проставити на вхідному документі, далі привласніть вхідний номер документа, його теж потрібно відзначити на самому документі. Далі перенесіть з вхідного документа його дату і номер. Реєстрація вхідного документа від фізичної особи можлива, натисніть кнопку «Фізична особа» і введіть дані про нього.
  3. Заповніть поле «Від кого», щоб зареєструвати вхідний документ. Клацніть по чорній стрілочці і додайте до довідника відправника, або виберіть у цьому полі вже існуючого. Далі заповніть поле «Короткий опис і резолюція». Тут внесіть суть документа, а також резолюцію керівника (що потрібно зробити, в які терміни). Заповніть поле «Кому направлений», це полегшить подальший контроль за виконанням документа. Внесіть цю інформацію з резолюції керівника. Заповніть поле «Хто підписав», додавши спочатку посадова особа у відповідний довідник. Виберіть дату контрольного терміну виконання у відповідному полі. Це дозволить програмі нагадати про наближення термінах виконання документа. Заповніть дату виконання документа. Завантажте документ в систему, натиснувши кнопку «Огляд». Натисніть кнопку «Зберегти», щоб завершити реєстрацію вхідного документа.
  4. Запустіть альтернативну програму, щоб зареєструвати вхідний документ. Програми для електронного документообігу увазі аналогічну послідовність дій з реєстрацією вхідних документів. Використовуйте такі програми, як «Діловодство», «Євфрат», «Дело».