Як реєструвати заяви

Як реєструвати заяви

Відповідно до Трудового Кодексу РФ і встановленим порядком документообігу будь-яка заява співробітника повинне бути зареєстроване, як внутрішній документ. Реєстрація заяви проводиться кадровим працівником або секретарем підприємства з відповідними повноваженнями в момент його подачі. Інформація про прийом заяви заноситься в спеціальний журнал обліку, в залежності від виду надійшов заяви. При отриманні документа рекомендованим листом поштою на адресу підприємства його реєструють, як вхідний документ.

Інструкція

  1. При надходженні заяви від співробітника перевірте, щоб на ньому стояла дата і підпис самого співробітника, а також резолюція від його безпосереднього начальника. Для реєстрації на самому документі напишіть «Отримано», поставте поточну дату прийому заяви. Далі вкажіть посаду того, хто реєструє документ, напишіть прізвище реєстратора та поставте підпис.
  2. Якщо ця заява на звільнення, прийом на роботу, відпустка та інші кадрові документи, його реєструє відділ кадрів в журналі реєстрації заяв. Дайте заявою порядковий номер, наступний за останнім зареєстрованим документом.
  3. У відповідних полях журналу внесіть відомості про дату надходження, повному імені співробітника, який подав заяву. Для великого підприємства необхідно також додатково вказати структурний підрозділ і табельний номер працівника. Далі коротко вкажіть суть документа (звільнення, відпустка або інше). В окремому полі запишіть резолюцію керівника, проставлену на заяві.
  4. При надходженні будь-якої заяви поштою необхідно заповнити журнал вхідної кореспонденції. Дайте заявою порядковий номер вхідного документа. У журналі вкажіть дату його одержання, повне найменування та адресу відправника, а також співробітника, розписалася у прийнятті листа. Таким же чином відзначте в журналі зміст документа та кінцеву резолюцію по ньому керівника. Вхідний документ необхідно зареєструвати відразу ж після його прибуття.