Як робити базу даних в access


 

Програма MS Access дуже зручна в роботі, оскільки має простий користувальницький інтерфейс. Також є можливість не просто зберігання важливої ​​інформації, але й обробки даних, у тому числі створення форм, звітів, різних діаграм.



Вам знадобиться

— комп’ютер;
- Програма MS Access.

Інструкція

  1. Запустіть програму Access і через меню в закладці «Файл» натисніть на «Створити». Потім виберіть «База даних» та натисніть OK. З’явиться вікно, в якому вам потрібно буде вказати назву бази даних або погодитися із запропонованим db1, а також необхідно буде вибрати місце зберігання бази.
  2. Після створення бази з’явиться вікно з функціями для подальшої роботи. Зліва знаходяться колонка з переліком розділів. Пункт «Таблиці» повинен бути виділений за замовчуванням. Праворуч від колонки знаходиться перелік варіантів для створення таблиць бази: «Створення таблиці в режимі конструктора», «Створення таблиці за допомогою майстра», «Створення таблиці шляхом введення даних».
  3. Клацніть на «Створення таблиці в режимі конструктора» для створення нової таблиці в базі даних. На екрані з’явиться нове вікно з сіткою в його верхній частині для введення параметрів таблиці: поля, тип полів і опис. У нижній частині вікна з’являються властивості кожного нового поля.
  4. Створіть таблицю з чотирма полями:
    1. Код. Тип поля — числовий.
    2. Прізвище. Тип поля — текстовий.
    3. Ім’я. Тип поля — текстовий
    4. Телефон. Тип поля — текстовий.
    Перейдіть до першого поля і, клацнувши правою кнопкою мишки, виберіть пункт «Ключове поле». Закрийте і збережіть створену таблицю під зручним для вас назвою, наприклад «Агент». Відкрийте створену таблицю і введіть дані двох агентів.
        
  5. Створіть ще одну таблицю з трьома полями:
    1. Посада. Тип поля — текстовий.
    2. Заробітна плата. Тип поля — грошовий.
    Закрийте і збережіть створену таблицю під назвою, наприклад «Співробітник». Відкрийте створену таблицю і введіть дані на двох співробітників.
        
  6. Натисніть на закладку «Запити», а потім на «Створення запиту в режимі конструктора». Відкриється вікно з переліком, створених в програмі таблиць. Виберіть обидві вже створені таблиці. У нижній частині бланка запиту в першому стовпці виберіть поле «Сотруднік.Фамілія», а в другому стовпці — «Організація.Должность». Закрийте і збережіть бланк запиту «Посада співробітника». Якщо відкрити цей запит, то ви побачите тільки два стовпці «Прізвище» та «Посада». Тут буде відображатися тільки інформація, що цікавить, яку посаду займає конкретний співробітник.
  7. Для зручності заповнення бази даних натисніть на закладку «Форма», а потім «Створити форму за допомогою майстра». У вікні, виберіть таблицю «Агент», а потім з вікна «Доступні поля», використовуючи кнопку зі стрілочкою, перемістіть у вікно «Вибрані поля» поля «Прізвище», «Ім’я», «Телефон». Натисніть кнопку «Далі» і виберіть зручний формат форми, наприклад, «Стрічковий». Натисніть кнопку «Далі» і виберіть потрібний стиль, наприклад, «Стандартний». Натисніть кнопку «Далі» і назвіть форму «Агент». Натисніть кнопку «Готово». З’явиться форма з двома полями, в яких вже є інформація про двох агентів. Нижче розташовано пусте поле, в яке можна вводити інформацію про третій агента і так далі.
  8. У вікні бази даних перейдіть «Звіти» та натисніть на закладку «Створення звіту за допомогою майстра». У вікні, виберіть запит «Посада співробітника». З лівого вікна перенесіть в праве поля «Прізвище» та «Посада», натисніть кнопку «Далі», а потім кнопку «Готово». На екрані з’явиться бланк звіту з інформацією з обраного запиту. Функція звіту дає можливість вибирати потрібну інформацію з бази даних для більш зручного сприйняття. Також звіти можна виводити на друк.
  9. Макроси дозволяють автоматизувати дії над об’єктами бази даних. Клацніть на закладку «Макроси», а потім на кнопку «Створити». Відкриється вікно конструктора. У списку оберіть дії «ОткритьЗапрос», а потім виберіть ім’я запиту «Посада співробітника». Закрийте вікно і збережіть створений макрос. Клацніть мишкою двічі на створений макрос і відкриється запит «Посада співробітника».