Як розділити накази

Як розділити накази

У будь-якій організації, навіть невеликий, видається і зберігається безліч різних наказів і розпоряджень. Якщо їх все реєструвати і підшивати в одну справу, то це рано чи пізно призведе до плутанини. Та й представники перевіряючих органів навряд чи схвалять подібне ведення документації.

Інструкція

  1. Для того щоб правильно розділити накази, що видаються на підприємстві, потрібно керуватися наступними документами:

    затверджений Росархивом «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організації із зазначенням строків зберігання»;

    Інструкції з діловодства (розробляється керуючим органом).

    Грунтуючись на цих документах, на кожному підприємстві повинна бути розроблена номенклатура справ. Виходячи з неї і відбувається розподіл наказів, розпоряджень та інших документів.

    Залежно від чисельності підприємства і його структури розроблена номенклатура справ може бути поділена на відділи із зазначенням літерного шифру, а може бути спільною.

    У будь-якому випадку всі накази на підприємстві умовно діляться на накази з основної та господарської діяльності та накази по особовому складу.
  2. Накази з основної та господарської діяльності, як правило, зберігаються у секретаря (якщо інше не обумовлено окремим розпорядженням). На нього ж покладається обов’язок по реєстрації, зберігання та архівації цих наказів.

    Розрізняються документи за термінами зберігання. Накази з основної діяльності підприємства (за організаційною структурою, за твердженням штатного розкладу, внесення до нього змін тощо) мають рядків зберігання — постійно. По закінченню календарного року вони здаються в архів підприємства.

    Накази з господарським та оперативних питань зберігаються 5 років. Вони мають наскрізну нумерацію без літери. Якщо обсяг видаваних на підприємстві наказів великий, протягом року їх ділять на томи. Після закінчення терміну зберігання вони знищуються з оформленням відповідного акту.
  3. Накази з особового складу оформляються і зберігаються у відділі управління персоналом підприємства. Вони також розрізняються за термінами зберігання.

    Окрему справу — накази про прийом, звільнення і переміщення з терміном зберігання 75 років. Сюди ж підшиваються накази про зміну прізвища, довгостроковому відрядженні, тривалому тимчасовому переведенні працівників та ін Дані документи реєструються в журналі, мають наскрізну нумерацію і літеру (найчастіше «л-с», «к»). В кінці року такі накази зшиваються в одну папку разом з журналом реєстрації і здають в архів.
  4. В окрему справу оформляються накази на відпустки (чергові, без збереження заробітної плати тощо), короткострокові відрядження і переклади, вони зберігаються 5 років. У нумерацію наказу додається буква (наприклад «о» або шифр відділу).

    Такий же термін зберігання мають накази про стягнення. Однак їх рекомендується зберігати окремо, тому що до них додаються матеріали розбору (пояснювальні записки, протоколи, повідомлення та рішення профспілкового комітету та ін.)

    Після закінчення строку зберігання ці накази знищуються.
  5. Так само окремо рекомендується зберігати накази про заохочення (термін зберігання — 75 років). В окрему справу підшиваються накази про заохочення як свого підприємства, так і вищого. Справа здається в архів по мірі формування.