Як розмовляти з ревізором


 

Особливості побудови конструктивного ділового діалогу залежать від ситуації, в якій він відбувається і цілей, які перед вами поставлені. У будь-якому випадку продумати питання і відповіді співрозмовника, а тим більше ревізору, потрібно заздалегідь.



Інструкція

  1. В даний час ревізори вкрай рідко є несподівано. Найчастіше вони заздалегідь попереджають про свій візит чи навіть мають графік приїздів — щотижневий або щомісячний. Знаючи день, коли приїде перевірка, підготуйте заздалегідь усі необхідні папери і складіть їх в окремий файл.
  2. Прокрутіть підготовлені документи. Зверніть увагу на сумнівні місця в них. Вони можуть викликати питання і у ревізорів. Заздалегідь переробіть документи або продумайте, що саме ви будете відповідати. Запишіть всі аргументи на листок, забезпечите їх додатковою інформацією.
  3. Коли приїде ревізор, поцікавтеся, яка допомога йому потрібна. Можливо, знадобляться канцелярські приладдя — папір, ручка. Або комп’ютер з доступом в інтернет. Розмовляйте ввічливо і доброзичливо. І ви, і він виконуєте свої службові обов’язки, де немає місця емоціям.
  4. Запитайте у ревізора, чи потрібно ваша присутність. Можливо, він цілком впорається самостійно. Йдучи, обов’язково залиште свій контактний телефон — мобільний і робітник, щоб ревізор завжди зміг з вами зв’язатися.
  5. Якщо у ревізора з’явилися питання, дайте відповідь на них чітко, не відхиляючись від теми. Зайві подробиці нікому не потрібні. До того ж додаткова інформація може викликати нову перевірку, яка затягнеться надовго.
  6. Розмовляючи з ревізором, зверніть увагу на ті питання, які він ставить. Що його більше цікавить, а що викликає сумніви. До наступного приїзду готуйте документи, виходячи з отриманої інформації.
  7. Якщо ви не можете відповісти на питання ревізора, зверніться до керівника. Або попросіть час на підготовку інформації. Говорити ревізору «не знаю» не можна ні в якому разі. Це може викликати невпевненість у вашій компетенції.
  8. У розмові намагайтеся не вживати специфічних термінів, пов’язаних, наприклад, з виробництвом, які можуть бути не знайомі ревізору. Або відразу ж розшифровуйте їх.
  9. Зберігайте спокій і висловлюйте бажання допомогти, чітко відповідайте на запитання. Тоді ви побудуєте конструктивний діалог і створите зачепив доброзичливих взаємовигідних відносин на майбутнє.