Як сформувати особиста справа

Як сформувати особиста справа

У кадрових службах організацій, підприємств зберігається велика кількість документів: накази про прийом на роботу, надання відпусток, перекладах, нагородження, додаткових грошових виплат, звільнення та інші. Важливість збереження таких документів обумовлена ​​необхідністю обліку документів кожного конкретного працівника. Завдання правильно і оперативно сформувати документи у справи, покладена на кадровиків.

Інструкція

  1. Формування справ представляє собою розміщення виконаних документів у справи. Документи у справи групуйте за кожен календарний рік, за винятком справ, які були сформовані спочатку і не знаходяться в рамках одного календарного року. До таких справах можна віднести: особисті справи учнів, службовців, робітників, судово-слідчі справи, пенсійні справи, історії хвороб, а також інші облікові документи.
  2. Остаточне формування особистих справ учнів, студентів, аспірантів зробіть за фактом закінчення навчального закладу або аспірантури; робітників і службовців — за фактом їх звільнення; історії хвороб — після надання виписки хворого; судових справ — безпосередньо після закінчення судового процесу і винесення рішення; пенсійних справ — після того, як були припинені виплати пенсії.
  3. Особові справи працівників, які були звільнені, при підготовці до архівного зберігання об’єднайте в наряди особистих справ, якщо число листів не перевищує двохсот п’ятдесяти. Те ж стосується осіб, які закінчили навчальний заклад. Також ви можете сформувати індивідуальне особиста справа як відокремлену одиницю зберігання. Це правило поширюється на особисті справи постійного строку зберігання.
  4. При формуванні особових справ врахуйте різні терміни їх зберігання. Що стосується справ тривалого і постійного термінів зберігання, формуйте їх окремо, а також включайте в різні описи.
  5. Накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених термінів зберігання. Усередині кожного особової справи документи заносяться в хронологічній послідовності, тобто від початку до кінця року, а також за датою їх затвердження, складання, реєстрації.
  6. Справи, які сформовані з особових рахунків, особових карток, трудових книжок, а також наряди особистих справ, систематизуйте строго в алфавітному порядку. При використанні такого оформлення, проводите додаткове уточнення, вказуючи перші три літери в прізвищі осіб, на яких заведено особову справу.