Як складати протоколи і рішення


 

Важливі рішення, прийняті на засіданні, зборах або нараді, повинні фіксуватися в протоколі таким чином, щоб можна було прийняти їх до виконання. Для цього необхідно в першу чергу правильно оформити протокол, приділяючи велику увагу як формою, так і змістом документа. Незважаючи на відсутність єдиної форми, тут існують свої особливості.



Інструкція

  1. Підготуйте листи паперу формату А4 або фірмовий бланк організації (для внутрішніх документів). Це позбавить вас від необхідності вносити повні реквізити вручну (найменування організації, адреса та ін.) У центральній верхній частині листа одразу напишіть назву «Протокол», а під ним, більш дрібним шрифтом, опишіть коротко суть — основну тему засідання. Вкажіть дату і місце проведення заходу. Тепер приступите до заповнення обов’язкової вступної частини, яка стосується перерахування учасників зборів, які безпосередньо беруть участь в прийнятті спільних рішень.
        
  2. Напишіть на початку прізвище, ім’я, по батькові та займану посаду ведучого (голови зборів). У такому ж форматі назвіть дані секретаря, протоколюються хід засідання. Далі, в розділі «Були присутні», перерахуйте всіх, хто взяв участь в засіданні (ПІБ, посада). У разі великого числа учасників, список яких не поміститься на сторінці, вкажіть загальне їх число, приклавши повний перелік окремим документом. Не забудьте в кінці протоколу зробити на нього посилання в розділі «Додаток». Наступним блоком в протоколі розмістіть розділ «Порядок денний». Тут, в пронумерованому списку, перерахуйте всі питання, що підлягають розгляду на цих зборах.
  3. Заповнення змістовної частини протоколу проводите в суворій відповідності з порядком, зазначеним у порядку денному. Кожен з пунктів повинен містити три розділи. У першому з яких («Слухали») приведіть тексти доповідей і обов’язково вкажіть прізвище та ініціали, а також посади доповідачів. В розділі «Виступали» в аналогічному форматі вкажіть інших учасників засідання, взяли слово по ходу обговорення. У наступному розділі під назвою «Ухвалили» приведіть рішення, які були прийняті в ході слухань, вкажіть кількість голосів відданих «проти», «за» або «утримались». Далі додайте підпис голови зборів і секретаря.

Зверніть увагу

Протокол може бути складений і пізніше, після закінчення засідання, на підставі стенографічною записи. В такому випадку слід зазначити цей факт у тексті протоколу і докласти стенограму.