Як скласти акт на знищення документів

Як скласти акт на знищення документів

Всі документи організації повинні зберігатися в архіві. Так, наприклад, Податковий кодекс говорить, що первинні документи, папери, що підтверджують оплату податків, та інші необхідно берегти протягом чотирьох років. Але є й такі документи, які можна знищувати по закінченню року, наприклад, графіки відпусток. Утилізацію слід проводити після того, як оформлений акт.

Інструкція

  1. Спочатку слід зауважити, що документи, «відслужили своє», можна вносити в акт лише в тому випадку, якщо термін закінчився до 1 січня того року, коли складається така папір, тобто документи 2010 року слід включити в акт тільки в 2016 році.
  2. Перед тим, як складати акт і знищувати документацію, складіть опису, які повинен затвердити керівник організації та скласти протокол.
  3. Доцільно скласти акт у вигляді таблиці. У правому верхньому куті вкажіть реквізити організації. Потім нижче вже звичайної рядком великими буквами напишіть «стверджую», нижче вкажіть посаду (керівник, генеральний директор і т.п.), потім прізвище та ініціали. Ще нижче дізнайтесь дату складання акта.
  4. Після цього вкажіть мету, наприклад, про виділення документів з минулим терміном до знищення. Далі перерахуйте підстави, наприклад, «на підставі переліку типових організаційних документів …»
  5. Нижче йде таблична частина, яка складається з восьми граф. Перша — це порядковий номер. Друга — найменування документа, наприклад, графіки відпусток або листування про роботу з кадрами. Третя — крайні дати, тобто ті дати, які вказані в документі останніми, наприклад, графік відпусток закінчується в 2010 році, значить потрібно написати «2010». Тут можна не вказувати місяць.
  6. Далі йде графа з номерами описів, якщо їх немає, то можна проставити прочерки. Потім проставте індекс справи за номенклатурою, наприклад, графік 05-20, де 05 — індекс відділу, а другі дві цифри — порядковий номер справи.
  7. Після цього вкажіть кількість одиниць зберігання, наприклад, графік може бути в одиничному екземплярі, а ось листування з кадрами у множині. Потім заповніть графі з термінами зберігання згідно з довідником. В кінці, якщо необхідно, заповніть графу «примітка».
  8. Після табличній частині напишіть про те, що описи є й затверджені протоколом керівника із зазначенням номера та дати його складання.
  9. Далі підведіть підсумок, який виражається в кількості одиниць документів, готових до знищення, наприклад, за період 2006-2010 знищено 234 одиниць.
  10. Далі знову все даних перевіряє керівник і підписує документ.

Корисні поради

Перед тим, як заносити, а тим більше знищувати документи, треба ще раз перевірити дати.