Як скласти акт передачі документів

Як скласти акт передачі документів

Будь-яка передача офіційних паперів або обмін ними в результаті укладання угоди вимагає письмового оформлення події. Акт прийому-передачі має юридичну силу за умови, що він правильно складений і завірений у відповідності з правилами діловодства. Коло застосування цього документа настільки широкий, що розробка єдиної уніфікованої форми його просто неможлива. Тому, враховуючи основні вимоги, які складають акт прийому-передачі виходячи з конкретної ситуації.

Інструкція

  1. Для початку підготуйте документи, що підлягають прийому-передачі за актом. Переходьте до його оформлення, розділивши документ на три обов’язкові частини. Перша традиційно відводиться під реквізити сторін. Але спочатку, зрозуміло, напишіть назву документа «Акт прийому-передачі». Далі вкажіть дату його складання і місце.
  2. Тепер заповніть реквізити передавальної та приймаючої сторони. Для організацій це буде повне найменування та ПІБ представників. Для приватних осіб — прізвище, ім’я, по батькові та паспортні дані. Для передачі внутрішніх документів у рамках однієї організації — ПІБ, посади та найменування структурних підрозділів підприємства, які беруть участь у події.
  3. Другу частину відведіть безпосередньо під перелік переданих документів. Найзручніше буде скласти таблицю згідно з особливостями опису конкретних документів. У будь-якому разі тут мають бути графи, що відображають порядковий номер (у міру внесення в список переданих), найменування документа, його номер і дата реєстрації згідно веде облік документації.
  4. Заключна частина повинна містити повідомлення про кількість складених примірників акта та підписи сторін. Для організацій тут треба буде, крім прізвищ та ініціалів учасників передачі, повідомити їх посади, розшифрувати у дужках підпису і завірити печаткою підприємства.

Зверніть увагу

Для передачі особливо важливих документів розпорядженням керівника створюється спеціальна комісія. У такому разі в акті повинні бути перераховані всі її члени з зазначенням займаних посад, а в кінці документа проставлені їх підписи.

Корисні поради

У табличній частині введіть додаткові розділи, що дозволяють відобразити особливості документів, що відповідають вимогам організації обліку у вашій ситуації.