Як скласти акт про утилізацію

Як скласти акт про утилізацію

Утилізація документів — це дуже складний і трудомісткий процес. Як правило, в архіві організацій накопичується досить багато документів, які після закінчення строку позовної давності необхідно утилізувати, тобто знищувати. Дуже важливо правильно заповнити всю документацію, пов’язану зі знищенням архіву. Одним з головних документів є акт.

Інструкція

  1. Спочатку слід зауважити, що перш ніж знищувати документи ви повинні провести їх інвентаризацію, тобто перевірити всі дати, наявність, а також секретність. Существуюn документи, які потрібно не просто викинути, а спалити (або знищити в шредери), щоб не розголошувати комерційну таємницю.
  2. Обов’язково складіть опис документації, яка підлягає утилізації. Також наказом призначте осіб, які увійдуть в експертну комісію. Серед них виділіть голови, відповідального за передачу документів до бухгалтерії.
  3. Сам акт про утилізацію документів, у яких закінчено термін позовної давності, не має уніфіковану форму. Тому ви можете скласти його в довільному вигляді.
  4. Спочатку вкажіть реквізити організації, вони можуть знаходитися як у правому верхньому кутку, так і в лівому. Тут вкажіть назву організації відповідно до установчих документів, структурний підрозділ, банківські реквізити, адреса і контакти.
  5. Трохи нижче справа напишіть «Затверджую», нижче вказуєте керівника та залишаєте поле під його підпис і дату складання.
  6. Нижче в центрі напишіть «Акт про виділення та знищення документів, термін зберігання яких закінчився». Після цього рядком нижче вкажіть підставу, то є наказ (розпорядження) керівника. Потім перерахуйте осіб експертної комісії із зазначенням прізвищ та посад.
  7. Далі напишіть приблизно такий текст: «Експертна комісія, керуючись (переліком, описом), виділила до знищення документи, що втратили термін позовної давності». Далі вкажіть дані у вигляді таблиці, яка повинна містити такі графи, як порядковий номер, дата документа, заголовок, пояснення, кількість документів, номер документа в опису (переліку).
  8. Після таблиці підведіть підсумок, тобто вкажіть кількість документів, що підлягають утилізації. Далі акт повинні підписати всі члени комісії. А голова повинен підписатися під тим, що документи в повному обсязі будуть передані на утилізацію. Наприкінці поставте дату складання та скріпіть все синім відбитком печатки організації.