Як скласти акт відмови від отримання документа

Як скласти акт відмови від отримання документа

Якщо співробітник з яких-небудь причин не приймає надані йому документи, кадровому працівникові важливо юридично грамотно зафіксувати цей факт. Для цього залучаються свідки, а також складається відповідний акт відмови від отримання документа.

Інструкція

  1. У верхній частині аркуша формату А4 по центру рядка вкажіть повне найменування організації відповідно до Статуту підприємства. Якщо в компанії є затверджена форма бланка для ділових листів і документів — використовуйте її, копіюючи «шапку». При необхідності запишіть юридичний і фактичні адреси, телефон, факс, e-mail.
  2. З нового рядка напишіть найменування листа «Акт № __ про відмову про отримання документів». Нижче вкажіть місце і дату складання: місто, число, місяць і поточний рік.
  3. У текстовій частині акта запишіть прізвище, ініціали та посада укладача, а також вкажіть інформацію про залучені свідках. В їх ролі можуть виступати співробітники кадрової служби або працівники того підрозділу, в якому значиться особа, що не приймає документи. Для складання акта залучіть не менше двох свідків, а щоб уникнути неприємних розглядів з комісією з розв’язання трудових спорів вибирайте для ролі свідків незацікавлених і обізнаних осіб.
  4. Вкажіть дату передачі документа на руки. При необхідності уточніть час і місце дії. Перерахуйте найменування, номер, дату видання документа, який відмовляється приймати співробітник. Вкажіть документи, які висувають вимоги передачі: накази, затверджені стандарти, розпорядження, Статут організації і пр. Відобразіть в акті відмови усні пояснення працівника. Якщо ж він відмовляється отримувати документ без пояснення причин, зробіть про це відповідний запис.
  5. У разі необхідності опишіть подальші маніпуляції з документом, який залишився на руках у співробітника кадрової служби: як і де буде зберігається примірник, яким чином він буде висланий поштою, хто буде нести відповідальність за подальше зберігання і можливу передачу третім особам.
  6. Поставте підпис укладача і свідків складання. Розшифруйте ініціали та посади. Якщо співробітник, що не приймає документи, відмовляється підписувати цей акт, зробіть позначку і впевніться її своїм підписом і підписом свідків.