Як скласти документ

Як скласти документ

У будь-якому офісі та на виробництві співробітники часто працюють з різного роду документами, тому вміння складати службові, ділові документи необхідно кожному. При цьому існують загальні вимоги, яких необхідно дотримуватися при оформленні будь-якого документа — ділового листа, наказу, положення, розпорядження і т.п.

Інструкція

  1. Складання документа почніть з уточнення його доцільності і кола питань, яке підлягає вирішенню. Це допоможе вам визначитися з типом документа та його формою, багато в чому визначають характер і стиль викладу його змісту.
  2. Вивчіть законодавчі урядові та відомчі нормативні акти, що регламентують порядок вирішення таких питань. Це дуже важливий етап, що показує вашу грамотність, і що дозволяє скласти документ, що повністю відповідає встановленим порядком оформлення та дозволу робочих питань. Це так само допоможе визначити адресата, який стверджує і узгоджувальний орган і забезпечить відповідність змісту даного документа і його форми компетенції даної організації.
  3. Вивчіть тексти розпорядчих і нормативних документів, щоб складається документ не вступав у протиріччя з ними, не дублював їх. Для цього необхідно мати електронну базу таких документів.
  4. Зберіть інформацію по суті вирішуваних питань, складіть проект документа. При складанні використовуйте трафаретні тексти і стандартні фрази, які традиційно використовуються в діловій документації. Вивчіть інші документи, які були розроблені у вашій організації або в системі однорідних підприємств і візьміть стиль їх складання за основу.
  5. Основний текст документа покликаний спонукати до якого-небудь дії, переконати. Він повинен бути аргументований і логічний. Формулювання повинні бути строго витримані в юридичному відношенні. На першому місці стоять вимоги до достовірності та об’єктивності викладається інформації. Текст повинен бути точним і максимально інформативний і лаконічний. Природно, в ньому не повинно бути граматичних, пунктуаційних і стилістичних помилок. У тому випадку, якщо в документі ви згадуєте відомості, що містяться в іншому джерелі або документі, ви повинні вказати всі його вихідні дані.
  6. Відредагуйте проект документа і узгодьте з тими особами, які уповноважені на це. Після цього оформіть документ відповідно до прийнятих норм і підпишіть його.