Як скласти грамотно звіт

Як скласти грамотно звіт

Звіт найчастіше є основним способом надання інформації керівництву. Він дозволяє скласти уявлення про всі сторони роботи співробітника, оцінити її ефективність і проаналізувати провідні показники. Грамотно складений звіт допоможе поступово просуватися по кар’єрних сходах.

Інструкція

  1. Складіть план документа. Якщо мова йде про поточний звіті за короткий період, майте на увазі, що він не повинен займати більше 1-2 сторінок. Найчастіше рядовим співробітникам доводиться здавати звіти регулярно — щодня або щотижня. В даному випадку доцільно скласти документ-шаблон, у який згодом ви будете заносити актуальні результати і дані.
  2. Почніть звіт з короткого перерахування цілей і завдань, поставлених перед вами. Якщо їх було досить багато, виділіть смислові блоки, які будуть включати в себе пункти, об’єднані за якою-небудь ключовим ознакою.
  3. Викладіть інструменти та ресурси, які потрібні були вам для здійснення перерахованих вище цілей. В даний розділ можуть включатися фінансові витрати, залучення додаткової робочої сили, відрядження, маркетингові дослідження, матеріали, досліди.
  4. Уявіть результати своєї роботи. Детально опишіть, наскільки вони відповідають поставленим задачам. Викладіть власне бачення ситуації, перерахуйте основні висновки. Якщо результати можна конкретизувати, уявіть їх у вигляді певних цифр і показників. Обов’язково викладіть подальші цілі і завдання. Якщо виникли труднощі в роботі, також опишіть їх: можливо, керівник допоможе вам впоратися з ними.
  5. Зробіть звіт наочними елементами: таблицями, графіками, діаграмами. Подібні вставки виявляться дуже корисними, якщо керівник буде переглядати документ побіжно. Цілком можливо, що йому буде досить лише поглянути на дані малюнки, щоб оцінити результати вашої роботи.
  6. Подбайте про грамотне оформлення звіту. Використовуйте різні шрифти та кольори, приділіть увагу коректному форматування тексту і вставок. Якщо мова йде про звіт за великий період, поставтеся до нього ще більш серйозно. Переконайтеся у правильній нумерації сторінок і картинок, створіть документ як в електронному, так і в надрукованому вигляді. Якщо вам необхідно зробити усну або відеопрезентацію звіту, створіть її окремо, включивши найважливіші пункти.

Корисні поради

Не відкладайте написання звіту на останній момент. Якщо ви будете складати його в стислі терміни, ви можете забути основні пункти, які хотіли вказати протягом робочого періоду. Приділяйте написання звіту кілька хвилин щодня, і тоді він вийде повним, чітким і готовим в строк.