Ділова переписка є невід’ємною частиною робочого процесу. Складати повідомлення потрібно так, щоб у разі оприлюднення не довелося червоніти за вільний стиль і помилки. Лист партнерам по бізнесу повинно містити вітання, бути написаним по суті і закінчуватися докладної підписом.
Інструкція
- Якщо не знаєте, коли одержувач прочитає лист, напишіть у вітанні «Здрастуйте» або «Доброго часу доби».
- Вибирайте стандартний шрифт і чорний колір букв. Різнобарвні слова не зручні для читання, відволікають увагу і не дають вникнути в суть тексту. Якщо хочете виділити якусь фразу, напишіть: «Звертаю Вашу увагу, що …»
- Звертайтеся до людини по імені, а до вищестоящого за посадою — по імені та по батькові. Перед зверненням напишіть «Шановний …» Ділова переписка може потрапити на стіл до директора, тому краще уникати зменшувально-пестливим і просторічних виразів.
- Звертаючись до партнера, пишіть слова «Ви», «Вам», «Ваш» з великої літери. Якщо лист адресовано декільком людям — вживайте рядкову.
- Наступний текст повинен бути написаний грамотно, простими реченнями, без вживання слів, які можуть бути не відомі партнеру. Якщо в тексті присутні технічні терміни або іноземні вирази, обов’язково давайте їх розшифровку.
- Починайте лист з викладу суті проблеми, а потім задавайте питання, що цікавлять.
- Постарайтеся укластися в 1 / 3 листа А4 12-м шрифтом. Об’ємні повідомлення сприймаються важко, їх не дочитують до кінця або пропускають цілі речення. Якщо потрібно повідомити про що, розбийте інформацію на кілька листів або прикладіть файл з докладним описом. Якщо відомості важливі для одержувача, він обов’язково відкриє вкладення.
- В кінці ділового листа напишіть «З повагою, ім’я та прізвище». Якщо листування йде по електронній пошті, складіть підпис, який буде супроводжувати всі повідомлення. Вкажіть наступну інформацію:
- Прізвище, ім’я, при необхідності — по батькові;
- Посада;
- Назва організації;
- Адреса;
- Телефон — робочий та мобільний;
- Додаткові відомості — слоган, побажання і т.д., якщо це передбачено корпоративним стилем.
