Як скласти лист постачальнику

Як скласти лист постачальнику

Складнощі ділового листування знайомі багатьом. При складанні письмового звернення до своїх постачальників не можна втрачати жодної дрібниці. Саме від правильно складеного листи інколи залежить, яким чином будуть розвиватися подальші відносини з компанією.

Вам знадобиться

Реквізити компанії;
реквізити одержувача;
регламент компанії про ведення ділової переписки;
договір поставки;
законодавство РФ (цивільний кодекс).

Інструкція

  1. При складанні листа постачальнику, насамперед слід написати гриф із зазначенням реквізитів компанії. Безлике лист може не надати ніякого впливу на адресата. Правильно оформляйте найменування організації, якщо є необхідність, напишіть підрозділ і посада особи, яка звертається до постачальника. Реквізити організації слід вказати на початку і кінці листа. Тут повинні бути присутніми юридичний і фізичний адресу, номер телефону. Крім того, напишіть, до кого цей лист адресовано.
  2. Обов’язково вкажіть, на підставі яких документів діє співробітництво між організаціями. Так адресат швидше знайде потрібні документи і зрозуміє, про що йде мова в тексті листа.
  3. Звертайтеся до адресата шанобливо, якщо знаєте ім’я та по батькові, то бажано адресата називати в листі саме так. Викладіть в тілі листа суть вашого звернення. Слід детально, в датах і фактах описати всі необхідні деталі. Завершіть листа повідомленням про те, чого саме ви хочете від постачальника. Конкретно і адресно пишіть ваші вимоги, прохання, звернення. Не можна допускати неоднозначності сказаного, тому як на неоднозначні фрази може послідувати неправильна реакція.
  4. Підпишіться в кінці тексту. Проставте дату звернення, також потрібен підпис. У більшості випадків лист постачальнику завіряється фірмовою печаткою або штампом. В деяких організаціях існує регламент, дізнайтесь, чи є у вашій організації такої норматив.
  5. Роздрукуйте два примірники листа, щоб текст і дата листа в будь-який потрібний момент були під рукою, бажано підшити копію в вихідні документи.

Зверніть увагу

Вимагайте від постачальника не тільки усну, а й письмовій реакції від постачальника — так ви захистите себе від різного роду двозначних ситуацій.

Корисні поради

Завжди шанобливо ставитеся до партнерів по бізнесу. Офіційний лист дозволяє документувати проведені переговори, фіксувати досягнуті умови.