Як скласти лист про заборгованість

Як скласти лист про заборгованість

Нерідкі ситуації, коли досягнуті домовленості між окремими організаціями, індивідуальними підприємцями або навіть фізичними особами по оплаті поставлених товарів або послуг, порушуються однієї зі сторін. Це може бути зрив встановлених для розрахунку термінів, довільні суми перерахувань або повна відмова від оплати. У такому випадку потрібно скласти лист про сформувалася заборгованості. Таке повідомлення служить нагадуванням про необхідність погашення боргу і містить деякі обов’язкові пункти.

Інструкція

  1. Візьміть для повідомлення фірмовий бланк вашої організації, на якому зазначені повне найменування та реквізити. Якщо такого бланка немає, складіть лист на стандартному аркуші паперу формату А4, почавши згідно з правилами оформлення ділової переписки з вказівки початкових реквізитів сторін у верхній правій частині. Тут слід вказати назву підприємства-боржника, його адреса, посада, прізвище та ініціали керівника в форматі «кому». Тут же напишіть аналогічно Розмістити власні реквізити.
  2. Оскільки лист є, по суті, нагадуванням про борг, назвіть документ «Повідомлення», помістивши його найменування в центрі листа. Почніть основну частину з нагадування про умови порушеного угоди. Наведіть номер договору та дату його укладення. Повідомте про окремі пунктах, які не були виконані боржником у повному обсязі. Запропонуйте погасити сформувалася за цей час суму заборгованості в цифрах і прописом та вкажіть термін для виконання ваших вимог.
  3. У заключній частині звернення нагадайте про штрафні санкції і пошліться на пункти договору, в яких вони були зазначені. Зрозуміло, якщо такі пункти були включені в нього і сам договір було укладено за всіма правилами. У кожному разі, в кінці звернення повідомте про ваші наміри передати справу до суду для подальшого розгляду. Підписати лист-повідомлення повинен керівник вашої організації. При цьому, не забудьте вказати його посаду і розшифровку підпису (ПІБ) в дужках.

Зверніть увагу

Зверніть увагу на той факт, що повідомлення, своєчасно спрямоване на адресу боржника, може стати підтвердженням вашої спроби досудового врегулювання конфліктної ситуації, якщо все ж таки доведеться звертатися до суду. Тому краще всього переслати його поштовим відправленням з повідомленням про вручення.

Корисні поради

Форма такого листа не регламентується ніякими нормативно-правовими актами, тому його можна скласти у вільному стилі, але з дотриманням загальноприйнятих норм ділового етикету.