Як скласти лист з діловодства

Як скласти лист з діловодства

Оформляючи лист з діловодства, пам’ятайте, що ставлення адресата до автора листа багато в чому залежить від того, як воно складено і оформлено. Для того щоб справити хороше враження, пам’ятайте, що перш за все лист повинен бути грамотно складене з точки зору орфографії, пунктуації та стилістики.

Вам знадобиться

Бланк з реквізитами компанії

Інструкція

  1. Правильно оформіть бланк. Обов’язково включіть в нього реквізити організації. Для офіційного листа рекомендується наступний склад реквізитів:

    - Найменування організації;

    - Логотип організації;

    - Код організації;

    - Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІНН / КПП);

    - Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи.
  2. Розташовуйте реквізити в кутку або ж поздовжньо, розтягнувши на всю сторінку. Не забудьте вказати на документі дату та його реєстраційний номер.
  3. Звертайтеся до адресата «Шановний (Петров)!» Або «Шановний пане (Сидоров)!». Поєднуйте прикметник «шановний» із зазначенням посади чи соціального становища.

    Використовуйте звернення «Дорогий (дорога)» в офіційному листуванні тільки в тому випадку, якщо якщо у вас з адресатом склалися довірчі відносини і тільки в поєднанні з ім’ям-по батькові.

    Коректно вказуйте посаду й уточнюйте правильне написання прізвища, імені та по батькові адресата.
  4. Складайте лист за загальноприйнятою схемою: почніть зі вступу, викладіть суть в основній частині і підведіть підсумок в ув’язненні.

    У вступній частині вкажіть ціль (причину) складання листа. Якщо це відповідь або ви посилаєтеся на якийсь документ, то неодмінно вкажіть посилання на нього чи його окремі пункти, які послужили підставою для написання листа. Обов’язково включите в цю частину найменування виду документа, дату, його автора, реєстраційний номер документа, заголовок, наприклад: У відповідь на ваш лист / Відповідно з вашим листом від 19 червня 2010 р. № 554 «Про затвердження термінів узгодження …» .
  5. В основній частині викладіть опис події, ситуації, що склалася, їх аналіз, приведіть докази. Формулюйте основні питання листа чітко і розташовуйте їх в послідовності, найбільш зручною для сприйняття.
  6. Закінчуйте лист висновками у вигляді думок, нагадувань, прохань, пропозицій, відмов і т. д.
  7. Наприкінці листа вкажіть посаду керівника, який підписав лист, ПІБ (ініціали ставте попереду прізвища, наприклад В. І. Петров). Нижче координати виконавця — прізвище, ім’я, по батькові, телефон.

Зверніть увагу

Етикет вимагає, щоб відповідь на лист підписувала посадова особа рівного рангу.

Корисні поради

У заключній фразі листи висловлюйте надію на плідну співпрацю.