Як скласти лист-звернення

Як скласти лист-звернення

У багатьох випадках потрібно писати офіційні листи-звернення в ті чи інші інстанції. Зараз багато хто з них пересилаються в електронному вигляді, хоча правила складання залишаються ті ж, що і з фізичними варіантами. Отже, як же потрібно правильно оформляти подібну документацію?

Інструкція

  1. Почніть з вказівки посади та ПІБ одержувача. Наприклад: «Головному інженеру ВАТ Полад Іванову С.С.». Потім напишіть звернення у верхній частині листа. Воно, як правило, починається зі слова «Шановний». Далі йде повністю ім’я та по батькові адресата. Також можете написати «Шановний пан Іванов», не вказуючи його імені. Звернення повинно розташовуватися точно посередині.
  2. Напишіть преамбулу до вашого листа-звернення. Вкажіть чітко і лаконічно причини та мета складання даного листа. Адресат з даного абзацу повинен зрозуміти всю суть листа. Наприклад, почніть так: «Я пишу Вам з приводу незадовільної якості підшипників, які Ви нам надсилаєте протягом з … по …».
  3. Заповніть основний текст листа. Як правило, він складається з двох-чотирьох абзаців, в яких висловлено занепокоєння з приводу викладеної в преамбулі проблеми. Також в цій частині викладіть усі думки з даного приводу і з можливого вирішення проблеми. Вкажіть, які конкретні дії має зробити адресат, щоб найближчим часом вирішити це питання. Використовуйте чіткі терміни, цифри та пропозиції.
  4. Напишіть висновок. У цій частині сформулюйте підсумки всього листи-звернення. Приклад: «Упевнений, що Ви урегуліруете дану неприємну ситуацію, і найближчим часом наша співпраця буде такою ж, як і раніше».
  5. Поставте офіційну підпис, що складається з назви посади, а також ваших ПІБ. Перед цим зазвичай ставиться: «З повагою», «Щиро Ваш», «З надією на подальшу співпрацю» і т.д. Вибирайте по ситуації.
  6. Зробіть приписку або постскриптум. Даний невеликий розділ розташований трохи нижче підпису. Він досить рідко використовується в листах такого формату, але все ж іноді має місце бути. Постскриптум інформує адресата про якийсь значущу подію в житті організації автора листа. Наприклад: «P.S. Інформую Вас про те, що відсоток браку в партії сировини, що надійшла 2 дні тому, зріс до 19%! ».