Як скласти лист

Як скласти лист

Оформлення ділового листування багато фірм приділяють не так багато уваги. Часто можна бачити, що серйозні листи і супутня кореспонденція надруковані на звичайному білому аркуші формату А4. При цьому мало хто знає, що порядок оформлення подібного роду документації регламентується ГОСТ Р.30-2003. І хоча вимоги даного стандарту є рекомендованими, їх застосування допоможе додати вашим листам серйозний і діловий характер.

Інструкція

  1. Офіційний лист бажано складати на фірмовому бланку організації. Фірмовий бланк разом з візитками та поштовими конвертами є елементом корпоративного стилю. Він являє собою особливим чином оформлений лист паперу з нанесеними на нього реквізитами організації. Залежно від дизайну фірмовий бланк може включати в себе наступні елементи:

    • Логотип фірми;

    • Назва компанії;

    • Реквізити: адреса організації, банківські реквізити, контактна інформація;

    • Графічні елементи фірмового стилю;

    • Дата і реєстраційний номер документа;

    • Заголовок документа (розпорядження, наказ);

    • Текстовий блок документа;

    • Нижній колонтитул.
  2. У правому верхньому куті офіційного листа вказують адресата. Ними можуть виступати організації, установи, юридичні та фізичні особи. При цьому назва організації або її структурного підрозділу вказують у називному відмінку, а посада особи, якій адресовано документ — в давальному відмінку. Наприклад:

    ЗАТ «Електромонтаж»

    Фінансовому директору

    В. М. Кочеткову
  3. Основний текст листа може включати в себе різні таблиці і анкети. Проте найчастіше офіційний лист складається в основному з текстової частини. При цьому текст, як правило, поділяється на дві частини. У першій вказують різні причини, підстави та цілі складання листа, у другій — рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації.
  4. Завершується офіційний лист відповідними підписами осіб, від імені яких вона написана. При цьому вказуються найменування посад осіб, які підписали документ і їх особисті підписи з розшифровкою (ініціали, прізвище).