Як скласти номенклатуру

Як скласти номенклатуру

Номенклатура справ являє собою нумерований перелік назв справ, що заводяться в організації. Згідно з цим документом ведеться вся робота з документаційного забезпечення підприємства. У ньому відбиваються терміни зберігання конкретних документів і те, який відділ за яку документацію несе відповідальність.

Вам знадобиться

- Знання діловодства;
- Типовий перелік документів зі строками зберігання.

Інструкція

  1. Оформіть прийняте рішення про розробку номенклатури, це необхідно зробити за допомогою наказу по організації. У ньому вкажіть, хто повинен зробити номенклатуру, під чиїм керівництвом і в які терміни. Далі дізнайтесь сферу дії номенклатури. Для створення індивідуальної номенклатури можна використовувати приблизну, вона може бути складена для груп організацій, що входять з одну систему. Враховуйте структуру вашої організації при складанні даного документа.
  2. Виберіть класифікаційну схему, на основі якої буде будуватися номенклатура. Це залежить від структури підприємства. Якщо вона досить стабільна, тоді вибирайте структурну схему номенклатури. Якщо ж вона часто міняється, то виберіть функціонально-виробничу схему. У першому випадку розділи номенклатури будуть відповідати назвам структурних підрозділів фірми. Послідовність їх розташування повинна бути аналогічна штатним розкладом. У другому випадку використовуйте як розділів функції якого напрямку діяльності організації при складанні номенклатури справ фірми.
  3. Сформулюйте заголовки справ. Заголовок повинен бути чітким, коротким, розкривати основний склад і зміст документів справи. Також включайте в нього уточнююче зміст справи, інформацію про достовірність і копийности документів. Не використовуйте в заголовках вступні слова, складні звороти, а також неконкретні формулювання.
  4. При складанні переліку заголовків використовуйте наступні ознаки: номінальний (вид документа), авторський, кореспондентський, хронологічний (час створення), предметно-питальний, географічний.
  5. Визначте терміни зберігання справ, для цього використовуйте типовий перелік управлінських документів. Виконайте оформлення номенклатури, сам текст має виглядати як таблиця, на титульному аркуші проставте гриф затвердження.