Як скласти офіційний запит

Як скласти офіційний запит

У разі необхідності отримання громадянином важливої ​​інформації, яка знаходиться в розпорядженні державного органу, складається офіційний запит. Будь-який запит, незалежно від теми листа, повинен мати певну форму.

Вам знадобиться

- Аркуш формату А4;
- Конверт з марками;
- Авторучка;
- Комп’ютер.

Інструкція

  1. У правому верхньому куті вкажіть прізвище, ім’я, по батькові та повну назву посади особи, кому ви направляєте лист, наприклад:

    Командуючому Каспійської флотилії Міністерства оборони РФ Іванову Івану Івановичу.

    Відступивши один рядок, в цьому ж стовпці напишіть своє прізвище, ім’я, по батькові із зазначенням адреси постійного місцезнаходження, адреса електронної пошти та телефон. Це потрібно для того, щоб відповідь на офіційний запит направили на ваше ім’я поштою, а в разі будь-яких проблем або необхідності роз’яснень зв’язалися по телефону.
  2. Далі приблизно в середині аркуша напишіть назву вашого документа. Це може бути «Офіційний запит», «Запит на отримання інформації» або «Інформаційний запит». Почніть вашу вимогу зі звернення на адресу одержувача листа, наприклад, «Шановний Іван Іванович!» Далі з нового рядка почніть викладати суть вашого звернення. Спирайтеся на законодавство і нормативні акти з безпосередньої темі листа. Адже чим повніше ви будете знати свої права за законом, тим вища ймовірність, що до вашого листа поставляться відповідальніше.
  3. Після опису вашої проблеми відступите кілька рядків і, зазначивши великими літерами слово «прошу», вкажіть, яка інформація вас цікавить. Пишіть ясно, коротко й інформативно, увійдіть в становище особи, яким кожен день приходять якщо не сотні, то десятки офіційних запитів. Формулюйте свій запит так, щоб не було ніяких сумнівів в тому, що ви просите. Будь неясність може вплинути на те, що вам дадуть відповідь загальними фразами, і вам доведеться відправляти запит ще раз.
  4. У кінці листа обов’язково розпишіться і поставте дату.

Зверніть увагу

Представник державного органу, на чию адресу ви направили лист, зобов’язаний відповісти на офіційне звернення протягом місяця з дня надходження листа до організації.

Корисні поради

На більшості сайтів державних органів існують форми онлайн звернень, які надійдуть на адресу чиновника набагато швидше, ніж звичайний лист.

Джерела